Hướng dẫn tìm hiểu về Packing List trong xuất nhập khẩu

Chứng từ Packing List - Phiếu đóng gói hàng hóa trong xuất nhập khẩu

Packing List là gì?

Packing List - Phiếu đóng gói là bảng kê danh mục hàng hóa như thỏa thuận của Hợp đồng, thông tin trên bảng kê tương tự như hóa đơn nhưng không cần có các thông tin liên quan đến thanh toán hay đơn giá hoặc trị giá hoặc đồng tiền thanh toán. Điều quan trọng là cần có quy cách đóng goi, trọng lượng và kích thước.

Phân Loại Packing List

Packing list thường có 3 loại:

1. Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết.

2. Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán.

3. Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list).

Xem thêm: Tổng quan về xuất nhập khẩu logistics

Nội dung chi tiết của phiếu đóng gói hàng hóa

Phiếu danh sách đóng gói  là chứng từ thể hiện hoạt động mua bán của doanh nghiệp xuất nhập khẩu, gồm có những nội dung sau:

- Thông tin cơ bản: Số hiệu, ngày tháng lập danh sách đóng gói

- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế, Tel, Fax, Email.

- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế, Tel, Fax, Email.

- Số tham chiếu: Thông tin về số lượng bao nhiêu đơn hàng hoặc những phần ghi chú về Notify Party thường sử dụng để thanh toán L/C thì mới cần ghi thêm thông tin này để thông báo khi hàng đến.

- Port of Lading: Cảng bốc hàng

- Port of Destination: Cảng dỡ hàng

- Vessel Name: Số hiệu, chuyến và tên tàu vận chuyển

- Estimated Time Delivery: Dự kiến thời gian tàu khởi chạy

- Thông tin hàng hóa: 

+ Mark & Number: Ký hiệu hàng hóa

+ Quantities & Description: Số lượng và mô tả hàng hóa

+ Gross Net: Trọng lượng (bao gồm cả bao bì)

+ Net Weight: Trọng lượng (không bao gồm bao bì)

+ Mearsurement: Thể tích

+ Total: Tổng

Nếu lô hàng gồm nhiều container hay có hình thức đóng gói phức tạp thì cần phải cung cấp thêm Detailed Packing List, được hiểu là bảng kê chi tiết và được gửi cùng phiếu đóng gói để kiểm tra số lượng thực tế hàng khi bốc dỡ và nhập kho.

Xem thêm: 7 loại Container thường dùng trong vận tải đường biển

Chức năng của Packing List trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Packing List giúp chúng ta nhìn tổng quan về hóa, lô hàng, chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa. Nghĩa là khi nhìn vào đó, bạn hiểu được lô hàng được đóng gói như thế nào. Điều này sẽ giúp bạn tính toán được:

- Số lượng và trọng lượng của danh sách đóng gói hàng hóa cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ. Ví dụ cần 1 container 40’ để xếp hàng hóa.

- Số kiện hàng và số pallet cụ thể, để dễ dàng tiến hành tìm mặt hàng cụ thể, vị trí tại pallet nào khi hàng thuộc luồng đỏ cần phải kiểm tra trong quá trình làm thủ tục hải quan.  

- Phương thức dỡ hàng: Xếp dỡ hàng bằng công nhân, hay phải dùng thiết bị chuyên dùng như xe nâng, cẩu

- Phương tiện vận tải phù hợp: Xe loại mấy tấn, kích thước thùng xe, số lượng xe 

- Truy xuất được thông tin ca sản xuất, số máy, quản đốc,… để có thể khiếu nại với bên bán hay nhà sản xuất nếu sản phẩm bị lỗi, có thể đổi trả.

Packing List là một chứng từ không thể thiếu được dùng để đi làm thủ tục hải quan và nằm trong bộ chứng từ để đi xin các loại giấy phép trong xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, bạn cần phải có cái nhìn rõ, phân biệt giữa Hóa đơn thương mại - Commercial Invoice với Phiếu đóng gói - Packing List. Hai loại chứng từ này nhiều khi nhìn gần giống nhau (vì được tạo ra từ 1 mẫu), và có nhiều thông tin trùng nhau. Tuy nhiên, chúng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng.

Xem thêm: Cách phân loại Bill gốc trong xuất nhập khẩu và những lưu ý khi xử lý vận đơn

Kết luận

Trong bài viết trên, Gitiho đã cùng bạn tìm hiểu về Packing List hay phiếu đóng gói hàng hóa và chức năng của nó trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Hy vọng bạn đã hiểu rõ và áp dụng thành công cho công việc của mình. Đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích về xuất nhập và các kĩ năng chuyên ngành khác nhé!

Nằm lòng kiến thức chuyên ngành xuất nhập khẩu với tệp "Kiến thức nền về Logistics" đính kèm.