10 bước triển khai LMS thành công - Hướng dẫn chi tiết

Khi nghĩ đến đào tạo nhân viên một cách chuyên nghiệp và bài bản trong thời đại 4.0 thì việc sở hữu một hệ thống đào tạo doanh nghiệp là rất cần thiết. Hệ thống LMS sẽ giúp bạn tải lên các khóa học, quản lý, đo lường người học một cách nhanh chóng.  

Để quá trình triển khai trở nên dễ dàng hơn và với kinh nghiệm triển khai thành công hệ thống quản lý học tập LMS cho hơn 200 doanh nghiệp tại Việt Nam, Gitiho for Leading Business sẽ hướng dẫn bạn 10 bước triển khai LMS, cùng theo dõi trong bài viết dưới đây nhé!

Hệ thống LMS là gì?

Hệ thống quản lý học tập (LMS - Learning Management System) là một phần mềm hoặc ứng dụng web cung cấp một nền tảng để quản lý, triển khai và theo dõi các hoạt động học tập trực tuyến. LMS thường được sử dụng trong các môi trường giáo dục và đào tạo để tổ chức nội dung học tập, quản lý người dùng, cung cấp bài giảng, thiết kế các bài kiểm tra, theo dõi tiến độ học tập…

Nói một cách đơn giản, LMS là một “Trường đại học trực tuyến” của riêng tổ chức, nơi bạn có thể tải lên, lưu trữ, và tạo ra các khóa học trực tuyến, bạn có thể dễ dàng thực hiện các chương trình đào tạo có tính chiến lược, giao nội dung cho người học, theo dõi tiến trình và kết quả của họ.

Hướng dẫn 10 bước triển khai LMS thành công trong doanh nghiệp của bạn

Bước 1: Cùng các bên liên quan đặt ra mục tiêu đào tạo

Thời gian dự kiến: 2 ngày

Trước khi quyết định triển khai hệ thống LMS cho doanh nghiệp, bạn cần tìm hiểu chính xác lý do tại sao công ty phải có hệ thống LMS, các bên liên quan mong đợi kết quả gì từ việc đào tạo. Những câu trả lời chung chung như “để tăng doanh thu” hoặc “nâng cao trình độ của nhân viên” sẽ không hiệu quả. 

Hãy hỏi trực tiếp lãnh đạo, trưởng bộ phận một cách chính xác như những chỉ số kinh doanh nào cần phải cải thiện thông qua đào tạo và ở mức độ nào. Ví dụ như mục tiêu đào tạo của một công ty bán lẻ có thể là “Bán được thêm 20% mặt hàng ở quầy thu ngân”. 

Bước 2: Xác định nhu cầu đào tạo

Thời gian dự kiến: 1-2 tuần

Để xác định nhu cầu đào tạo một cách khách quan và đúng nhu cầu của người học, bạn cần thực hiện khảo sát nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp. Nếu không xác định nhu cầu đào tạo, bạn sẽ khó mà biết được chính xác người học cần học gì để công ty có thể đạt được mục tiêu kinh doanh của mình. Vì vậy, việc này có thể mất chút thời gian nhưng nó giúp cho quy trình triển khai đào tạo diễn ra suôn sẻ. 

Bài viết hữu ích với bạn: Tổng hợp câu hỏi khảo sát nhu cầu đào tạo cho đội ngũ nhân sự

Bước 3: Xây dựng kế hoạch và tiến trình triển khai LMS

Thời gian dự kiến: 2 ngày

Ở bước này, nhóm triển khai cần xây dựng một kế hoạch cụ thể về cách triển khai LMS, bao gồm các bước cụ thể sẽ được thực hiện, tài nguyên cần thiết và thời gian dự kiến cho mỗi bước. 

Bên cạnh đó cần xác định được bao lâu sẽ hoàn thành, bao gồm thời gian dự kiến mỗi bước và xác định những nguyên nhân có thể trì hoãn và cách xử lý như thế nào. 

Quan trọng nhất ở bước này chính là sự đồng thuận từ tất cả các bên liên quan, đảm bảo rằng mọi người đã hiểu và đồng ý với kế hoạch cũng như tiến trình triển khai. 

Bước 4: Phân công vai trò cho các thành viên trong nhóm của bạn

Thời gian dự kiến: 2 ngày

Trong quá trình triển khai hệ thống LMS, việc phân công và xác định rõ vai trò của từng thành viên trong nhóm là điều rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án. Bằng cách này, mỗi người sẽ biết được nhiệm vụ của mình có thể đóng góp như thế nào vào quá trình triển khai. 

Một số vai trò mà bạn cần xác định như:

1. Ai sẽ là người tạo nội dung đào tạo?

Ở bước đầu, bạn cần phải thiết kế một số khóa học bắt buộc phải có trong doanh nghiệp như khóa học về hội nhập cho nhân sự mới, khóa học về văn hóa doanh nghiệp… bằng một số định dạng như quay hình giảng viên, quay hình hiện trường, video hoạt họa… Để làm được, bạn cần phải có kinh nghiệm và kỹ năng thiết kế các khóa học trực tuyến và sử dụng các công cụ dựng video. 

Tuy nhiên, nếu bạn chưa đủ khả năng thì hãy cân nhắc đến việc sử dụng dịch vụ của bên cung cấp hệ thống LMS như sử dụng các khóa học của bên họ. Như vậy sẽ đảm bảo rằng nội dung đào tạo được phát triển chuyên nghiệp và hiệu quả mà không cần đầu tư quá nhiều nguồn lực và thời gian. 

=> Tận hưởng kho tàng 500+ khóa học tại Gitiho

Ngoài ra, Gitiho for Leading Business cung cấp dịch vụ số hóa khóa học theo các định dạng mà bạn yêu cầu để thuận tiện trong việc sản xuất khóa học kịp thời cho doanh nghiệp. 

2. Ai sẽ là người quản lý hệ thống LMS?

Hầu hết mọi hệ thống LMS hiện nay đều đầy đủ các tính năng cơ bản như quản lý nhóm, phòng ban, thông báo và nhắc nhở, gamification, đo lường và báo cáo tiến độ học tập… nên việc quản lý hệ thống sẽ không quá phức tạp hay mất thời gian. Điều quan trọng là bạn cần phải hiểu rõ về tính năng và biết cách sử dụng cũng như khai thác triệt để các tính năng đó cho hoạt động đào tạo của mình. 

Vì vậy chịu trách nhiệm quản lý hệ thống LMS sẽ là người có kiến thức về công nghệ, về LMS cũng như liên quan đến việc cài đặt, cấu hình, theo dõi và bảo trì. 

Bạn có thể tham khảo tài liệu sau liên quan đến việc Ứng dụng hệ thống LMS để xây dựng tổ chức học tập hiệu suất cao tại đây. 

3. Ai sẽ là người hỗ trợ người học?

Điều quan trọng tiếp theo là ai sẽ là người trả lời câu hỏi, thắc mắc của nhân sự về hệ thống LMS. Ví dụ như quên mật khẩu, lỗi trong khi làm bài thi, lỗi bài học… 

Bên cạnh đó, đây cũng là người chịu trách nhiệm thúc đẩy động lực học tập của người học, giúp họ hứng thú hơn vào quá trình đào tạo. 

Bước tùy chọn: Khởi động một dự án với một nhóm người học

Thời gian dự kiến: 1 tuần

Nếu như bạn muốn biết hệ thống LMS có phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp hay không và đảm bảo rằng LMS có những tính năng mà bạn cần thì bạn có thể trải nghiệm hệ thống miễn phí trong 15 hoặc 30 ngày. 

Hầu hết các nhà cung cấp LMS hiện nay đều có tính năng trải nghiệm với các khoảng thời gian khác nhau. Ngay cả khi nó khá ngắn, ví dụ như 10 ngày thì bạn vẫn có đủ thời gian để thử nghiệm và đánh giá. 

Một số điều cần chú ý như:

Nền tảng này có phù hợp với mục tiêu và nhu cầu đào tạo của bạn không?

Nó có dễ sử dụng không?

Nhà cung cấp hệ thống LMS có hỗ trợ và đồng hành cùng bạn trong việc triển khai hệ thống LMS không, hay tự bạn phải làm tất cả?

Nhân viên có thích học tập trên nền tảng này không?

Điều quan trọng nhất là bạn cần xem xét để đảm bảo rằng LMS phù hợp với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp và có thể đồng hành cùng bạn trên chặng đường chuyển đổi số giáo dục bằng những triết lý, giải pháp mà họ đưa ra. 

Bước 5: Xây dựng nội dung đào tạo

Thời gian: 1-3 tuần (hoặc hơn)

Đây là một giai đoạn khó khăn và nhiều chuyên gia LnD khi mới triển khai LMS lần đầu tiên thường nghĩ rằng cần phải sản xuất càng nhiều khóa học càng tốt. Tuy nhiên nếu số lượng không đi liền với chất lượng thì sẽ không mang lại hiệu quả cao. 

Khi mới bắt đầu, bạn hãy chỉn chu từ khóa học đầu tiên và hãy xây dựng theo hướng đơn giản, dễ học, tuyệt đối không nhồi nhét quá nhiều kiến thức. Sau này, khi người học đã quen với việc thao tác hệ thống và giảm được các việc liên quan đến xử lý hệ thống LMS thì bạn sẽ có nhiều thời gian để phát triển các khóa học nội bộ. 

Để tạo ra một khóa học trực tuyến, bạn có thể tham khảo các bước sau:

1. Xác định mục tiêu và nhu cầu đào tạo của người học

2. Thu thập thông tin từ các chuyên gia về chủ đề

3. Viết kịch bản cho khóa học

4. Thiết kế một bản nháp của khóa học bằng công cụ tạo nội dung

5. Show khóa học cho một nhóm thử nghiệm

6. Điều chỉnh khóa học dựa trên phản hồi

7. Xuất bản khóa học lên hệ thống LMS của bạn

Bước 6: Thông báo ra mắt LMS

Thời gian dự kiến: 2 ngày

Đây là bước thường bị bỏ qua nhưng nó lại thực sự quan trọng để đạt được sự thành công. Là một người làm LnD và đã dành sự tâm huyết cho hoạt động đào tạo, bạn cần thông báo dự án mà mình sẽ triển khai cho toàn thể công ty. Nếu không, nhân viên thậm chí sẽ không biết hoặc không biết rõ về tầm quan trọng của hệ thống LMS. 

Vậy bạn sẽ thực hiện thông báo như thế nào? Việc này bạn không thể làm qua loa mà phải dành thời gian và tâm sức để mỗi nhân viên hiểu được rằng LMS sẽ giúp họ như thế nào trong quá trình học tập, nâng cấp kỹ năng, giải quyết yêu cầu công việc hay thăng tiến… 

Có một số lưu ý giúp bạn làm tốt việc này như:

Đưa ra thông báo ít nhất 30 ngày trước khi ra mắt

Yêu cầu lãnh đạo là người đứng ra truyền tải thông điệp hoặc thông báo khởi động việc sử dụng hệ thống LMS

Gửi email hướng dẫn đăng nhập vào hệ thống và ứng dụng di động

Lặp lại thông báo nhiều lần

Bước 7: Thiết lập LMS cho doanh nghiệp

Thời gian dự kiến: 1-3 ngày

Dưới đây là một số công việc mà bạn cần thực hiện: 

Thiết lập hoặc đồng bộ hóa cấu trúc tổ chức tương tác 

Thêm dữ liệu người dùng hoặc tích hợp LMS với hệ thống nhân sự 

Chỉ định vai trò quản trị viên

Chỉ định vai trò giám sát cho trưởng nhóm và người quản lý để họ giám sát việc đào tạo trong nhóm hoặc bộ phận của họ

Tùy chỉnh hệ thống LMS phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu như logo, màu sắc, hình ảnh nội bộ

Thiết lập đăng nhập một lần

…

Bước 8: Chỉ định một khóa học có thời hạn

Thời gian dự kiến: 1-2 tuần

Sau khi đã xây dựng được khóa học, ví dụ như khóa học Định hướng cho nhân sự mới hay khóa Giá trị cốt lõi doanh nghiệp, bạn cần yêu cầu nhóm nhân sự mới học để có sự hiểu biết về công ty và cách làm việc sao cho hiệu quả nhất. 

Ví dụ như với hệ thống LMS của Gitiho for Leading Business, bạn chỉ cần tải khóa học lên hệ thống LMS và ai cũng có thể học được. Với khóa học định hướng, hội nhập thì bạn cần phân quyền cho nhân sự mới vào công ty học, sau khi học xong họ sẽ làm bài kiểm tra để đánh giá. 

Tương tự, sau khi số hóa các khóa học nội bộ hoặc mua các khóa học có sẵn, bạn cũng thực hiện tương tự như vậy. Từ việc tải khóa học, phân quyền nhân sự vào học, kiểm tra, đo lường, báo cáo đều được diễn ra trên LMS. 

Bước 9: Kiểm tra tỷ lệ hoàn thành khóa đào tạo hiện tại 

Dự kiến: 1 tuần

Sau khoảng 1 tuần học tập trên hệ thống LMS, đã đến lúc bạn nên đo lường xem có bao nhiêu trong số đó đã hoàn thành khóa học và tỷ lệ hoàn thành là bao nhiêu, có qua bài kiểm tra không. Ngoài ra, bạn cũng nên thu thập phản hồi của người học để cải thiện chất lượng khóa học hoặc có những ý tưởng cải tiến. 

Bước 10: Đánh giá kết quả đào tạo của bạn

Thời gian dự kiến: 1 ngày

Bạn phải cho lãnh đạo của bạn thấy rằng hoạt động đào tạo đã có tác động như thế nào đến tổ chức, so sánh và có số liệu về việc đào tạo online bằng hệ thống LMS đã tiết kiệm bao nhiêu chi phí, thời gian và nguồn lực.

Ví dụ như mục tiêu đào tạo là giúp nhân viên bán được thêm 20% sản phẩm tại quầy thanh toán. Dựa trên một số phản hồi của nhân viên, bạn kết luận được rằng họ không biết đề xuất các sản phẩm để khách hàng quyết định mua hàng. 

Vì vậy bạn đã cùng với chuyên gia thiết kế chương trình đào tạo về kỹ thuật bán hàng theo mô phỏng. Sau đó bạn đo lường trên hệ thống LMS là 80% nhân viên thu ngân đã hoàn thành khóa đào tạo. Quản lý bộ phận cũng cho biết rằng doanh số bán hàng tăng lên 35% sau khóa đào tạo. Như vậy mục tiêu đào tạo đã đạt được và thậm chí là tốt hơn dự kiến. 

Nhưng nếu trong trường hợp bạn không đạt được mục tiêu đào tạo, ví dụ như tỷ lệ bán hàng chỉ tăng lên 10% thì sao? Lúc này hãy đào sâu về kết quả đạt được. Nếu như tỷ lệ hoàn thành tổng thể khá thấp, chỉ đạt 30% thì hãy xác định những ai đã hoàn thành/không hoàn thành khóa học. 

Tiếp theo, hãy so sánh các kết quả này với dữ liệu của cửa hàng kết hợp với việc lấy dữ liệu từ trưởng cửa hàng. Từ đó phân tích sự khác nhau giữa nhân viên đã hoàn thành khóa học và nhân viên chưa hoàn thành khóa học. 

Quan trọng là hãy chỉ ra điều này cho người giám sát của họ và khi học thấy được giá trị của việc đào tạo, họ sẽ yêu cầu nhân viên nghiêm túc về hoạt động đào tạo. 

Hoàn tất việc đánh giá dự án hiện tại, bước tiếp theo chính là thực hiện tiếp các dự án tiếp theo bằng cách khảo sát nhu cầu đào tạo, hỏi các bên liên quan về mục tiêu đào tạo. 

Đăng ký nhận tư vấn từ đội ngũ LnD chuyên nghiệp và dùng thử miễn phí hệ thống của Gitiho for Leading Business tại đây!

Một số khách hàng đã thành công khi ứng dụng hệ thống LMS của chúng tôi:

30Shine nâng cao kỹ năng đội ngũ nhân viên với hệ thống LMS của Gitiho for Leading Business như thế nào? 

Fresh Garden sử dụng LMS của Gitiho for Leading Business để tối ưu quy trình đào tạo

Gitiho đồng hành cùng Vinachao trên hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp 

Hy vọng rằng với những thông tin về cách triển khai hệ thống LMS sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện, chi tiết và đầy đủ để áp dụng thành công trong doanh nghiệp của mình. Hành trình chuyển đổi số đào tạo là một hành trình dài nhưng nếu có công cụ, sự hiểu biết, kế hoạch cụ thể chắc chắn bạn sẽ phát triển văn hóa học tập của doanh nghiệp sang một trang mới. Cuối cùng, chúc bạn thành công trên hành trình chuyển đổi số của mình.