Cách hạch toán quỹ, chứng từ thu tiền, hạch toán chi tiền kế toán quỹ

Trong bài viết này, chúng mình sẽ hướng dẫn các bạn kiến thức liên quan đến kế toán quỹ bao gồm: Hạch toán quỹ, chứng từ thu tiền, hạch toán chi tiền. Hãy bấm vào nút "Tài liệu đính kèm" ở đầu bài viết để tải về bộ chứng từ thực tế và file Excel mẫu kèm khóa học rồi chúng ta cùng tìm hiểu nhé!

Ở bài viết trước, các bạn đã được hướng dẫn về cách lập sổ nhật ký chung. Bây giờ, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách hạch toán nghiệp vụ vào sổ nhật ký chung. 

Hướng dẫn kế toán quỹ hạch toán nghiệp vụ

Cách hạch toán quỹ, chứng từ thu tiền

Với một doanh nghiệp mới thành lập sẽ có một khoản được gọi là vốn góp. Đó là số tiền mà những người thành lập công ty góp vào để chi cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bộ chứng từ đính kèm bài viết, bạn tải về sẽ thấy chứng từ đầu tiên là phiếu thu tiền như hình ảnh dưới đây:

Bạn sẽ thấy ở đây có thông tin vốn góp là 2 tỷ đồng tiền mặt. Trước khi trên đăng ký kinh doanh của công ty sẽ có ghi số vốn góp, nhưng bây giờ đã lược bỏ phần này. Do đó, muốn tìm thông tin về vốn góp, bạn xem trong bảng danh sách thành viên sáng lập. Đây là tài liệu mà các doanh nghiệp đã nộp cho phòng đăng kí kinh doanh rồi và có bản lưu lại để phục vụ cho các công việc về sau.

Đối với công ty TNHH thì tài liệu này là danh sách thành viên sáng lập, với công ty cổ phần thì tài liệu này là danh sách cổ đông sáng lập. Căn cứ vào số vốn, số tiền được góp vào trong tài liệu này thì bạn sẽ hạch toán số tiền này quỹ thu của công ty. Theo quy định, vốn góp sẽ được góp trong vòng 90 ngày. Khi hạch toán bạn chú ý các phần sau:

• Ngày tháng ghi sổ: Là ngày mà bạn nhập thông tin
• Số hiệu: Lấy thông tin theo phiếu thu
• Ngày tháng chứng từ: Trùng với ngày nhập thông tin. Trong file Excel mẫu chúng mình đã cài sẵn công thức hàm IF để các bạn chỉ cần nhập ngày tháng ghi sổ thì mục này sẽ tự nhảy nhé.
• Diễn giải: Bạn ghi vào mục này là góp vốn cổ phần
• TK nợ: Do góp vốn bằng tiền mặt nên bạn điền tài khoản 1111 
• TK có: Bạn nhập tài khoản 4111
• Số tiền: Nhập 2 tỷ đổng viết bằng số. Ở đây là chúng mình đang nhập theo ví dụ bên trên. Số vốn góp của công ty bạn là số tiền khách thì bạn nhập khác nhé. 

Trên đây là cách định khoản nếu công ty góp vốn bằng tiền mặt. Nếu công ty góp vốn bằng tiền gửi ngân hàng hoặc bằng tài sản thì các bạn cũng điền thông tin tương tự. Trong "Tài liệu đính kèm" của bài viết này, chúng mình có gửi đến các bạn một chứng từ của ngân hàng như thế này:

Đây là phiếu báo có của ngân hàng. Khi doanh nghiệp mở tài khoản tại ngân hàng, mỗi một nghiệp vụ hay bút toán phát sinh tại giao dịch ở ngân hàng thì họ sẽ in cho chúng ta một chứng từ kế toán như trên. Đây được gọi là sổ phụ, kế toán có thể đến ngân hàng để lấy các chứng từ này hàng tháng hoặc hàng quý. Hiện tại, nhiều ngân hàng đã cho phép dùng hệ thống E - Banking để tải các chứng từ này về để bạn hạch toán trước, còn bản giấy sẽ lấy sau cũng được nhé. 

Dựa vào thông tin trong phiếu báo có được đính kèm theo bài viết, bạn có thể hạch toán được phần góp vốn cổ phần bằng tài khoản ngân hàng. Ở phần này bạn chỉ cần chú ý là mục số hiệu thì thường số trên phiếu của ngân hàng sẽ rất dài. Do đó, ở đây chúng mình chuyển sang dùng ký tự riêng để ghi nhớ dễ dàng hơn là BC01 có nghĩa là báo có 1. 

Lưu ý: Có một vấn đề trong các doanh nghiệp sử dụng hình thức góp vốn bằng tiền mặt là lượng tiền mặt dư trong doanh nghiệp sẽ rất nhiều. Để giảm bớt vấn đề về tiền mặt, các kế toán thường treo bớt phần tiền còn dư sang tài khoản 138, để lượng tiền mặt ở doanh nghiệp không quá lớn. Như vậy, khi đi làm các bạn dựa theo quy mô của doanh nghiệp để quyết định xem nên hạch toán hết vốn góp vào tài khoản 4111 hay treo bớt sang tài khoản 138.

Xem thêm: Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ và quản lý danh mục đối tác

Cách hạch toán chi tiền 

Hướng dẫn điền ủy nhiệm chi

Kế toán trong doanh nghiệp có thể chi tiền mặt cho các hoạt động sản xuất kinh doanh bằng cách lập các phiếu chi. Đối với phiếu thi bằng tài khoản ngân hàng thì bạn sẽ sử dụng mẫu ủy nhiệm chi của ngân hàng. Bạn có thể xin mẫu này ở ngân hàng để viết, ký, đóng dấu rồi mang ra ngân hàng chuyển tiền. Hiện tại nhiều ngân hàng cũng đã cung cấp file mềm của tài liệu này nên bạn hãy liên hệ với họ để xin nhé. Dưới đây là một mẫu ủy nhiệm chi:

Bây giờ chúng mình sẽ hướng dẫn các bạn cách viết ủy nhiệm chi dựa theo mẫu ở trên:

• Ngày tháng chi tiền: Thông tin cung cấp cho ngân hàng phải chính xác, nên mục này bạn hãy điền ngày mà bạn hạch toán. Bạn có thể để trống phần này khi nào ra ngân hàng chuyển tiền mới điền đúng ngày hôm đó cũng được nhé. 
• Đề nghị ghi nợ tài khoản: Điền thông tin của tài khoản mà bạn muốn chuyển tiền đi từ đó. 
• Người hưởng: Điền thông tin của bên thụ hưởng có thể là cá nhân hoặc tổ chức. 
• Nội dung chuyển tiền: Điền lý do chuyển tiền vào đó.
• Số tiền: Tích vào loại tiền muốn chuyển, điền đúng số tiền bằng số và bằng chữ.
• Phí ngân hàng: Tùy vào việc bạn thỏa thuận với bên nhận tiền bên nào sẽ chịu mức phí này. 

Sau khi điền đủ thông tin thì phải có đầy đủ chữ ký, đóng dấu rồi mang ra ngân hàng thì sẽ được hỗ trợ chuyển tiền. Với mục chữ ký của kế toán trưởng, nhiều ngân hàng hiện nay yêu cầu phải đăng ký kế toán trưởng khi mở tài khoản doanh nghiệp. Một số công ty chưa có kế toán trưởng thì họ sẽ đăng ký người đại diện kế toán. Vì thế, bạn cần tìm người đại diện kế toán của công ty để xin chữ ký nhé. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT chính xác cho kế toán

Hướng dẫn hạch toán chi tiền trong sổ nhật ký chung

Sau khi đã có ủy nhiệm chi như hình ảnh dưới đây thì các bạn tiến hành hạch toán vào sổ nhật ký chung.

Nhìn vào ủy nhiệm chi này bạn sẽ thấy nội dung chuyển tiền là đặt cọc tiền mặt bằng. Có nhiều bạn thắc mắc về mục này, chúng mình sẽ giải thích rõ như sau:

Khi bạn chuyển tiền mua hàng thì sẽ có khoản đặt cọc tiền mua hàng, được giảm trừ vào công nợ. Tiền này bạn hạch toán thẳng vào tài khoản 331 để giảm công nợ cho doanh nghiệp.

Còn đặt cọc tiền mặt bằng, đây là khoản tiền để đảm bảo cho các giao dịch, hợp đồng thực hiện đúng theo thỏa thuận. Khi có lỗi vi phạm thì sẽ có tiền bồi thường luôn mà không cần đi đòi từ bên khác. Phần này giống như trong hợp đồng kinh tế của doanh nghiệp thì khi làm xong sẽ có phần bảo hành. Bảo hành sẽ được làm bằng một khoản tiền cụ thể hoặc làm bảo lãnh ngân hàng hoặc đặt cọc tiền để bảo hành. Số tiền này được phép lấy lại khi kết thúc giao dịch. 

Như vậy, với khoản tiền đặt cọc mặt bằng thì bạn hạch toán vào sổ nhật ký chung như sau:

Ngoài ra, có một số khoản tiền khác liên quan đến ngân hàng bao gồm:

• Phí chuyển tiền: Hạch toán vào tài khoản 642
• Tiền lãi ngân hàng gửi cho số tiền có trong tài khoản của doanh nghiệp mà chưa dùng đến: Hạch toán vào tài khoản 515 doanh thu tài chính.
• Tiền doanh nghiệp vay của ngân hàng: Hạch toán vào tài khoản 341. Khi trả tiền gốc thì tự giảm ở tài khoản 341. Tiền lãi phải trả cho khoản vay hạch toán vào tài khoản 635.

Tiền kí quỹ, kí cược, làm đảm bảo giao dịch bằng tiền mặt, tài khoản ngân hàng, tài sản hay dự án thì bạn cũng dựa theo thông tin cụ thể của nó để hạch toán vào sổ nhật ký chung.

Xem thêm: Hướng dẫn cách phân biệt chế độ kế toán dễ hiểu nhất

Kết luận

Như vậy, chúng ta đã cùng tìm hiểu chi tiết về hạch toán quỹ, chứng từ thu tiền và hạch toán chi tiền cho công việc kế toán quý. Hi vọng rằng những chia sẻ của chúng mình sẽ giúp các bạn làm việc hiệu quả hơn. Để đọc thêm nhiều bài viết hay về lĩnh vực kế toán, hãy theo dõi Gitiho thường xuyên để cập nhật các nội dung mới.

Nếu bạn muốn được học kiến thức để trở thành một kế toán tổng hợp giỏi thì hãy tham gia khóa học dưới đây:

Kế toán tổng hợp từ A - Z: Ai cũng có thể trở thành kế toán tổng hợp 

Khóa học gồm các bài giảng chi tiết từ cơ bản đến nâng cao giúp các bạn có thể dễ dàng tiếp thu dù đang ở trình độ nào. Hoàn thành khóa học, bạn có thể ứng dụng kiến thức vào công việc hàng ngày của kế toán tổng hợp. Tốc độ và hiệu quả làm việc của bạn sẽ tăng lên rất nhiều khi áp dụng những kiến thức được truyền tải trong khóa học. Hãy tham gia ngay hôm nay để trở thành kế toán tổng hợp giỏi chỉ sau 14 giờ học nhé. Chúc các bạn thành công.