Chuyển giao tri thức - Hành trình xây dựng doanh nghiệp bền vững

Tiểu thuyết gia người Mỹ đã từng nói: “Kiến thức giống như tiền bạc vì để tạo nên giá trị thì nó phải được luân chuyển”. Quan điểm này được hầu hết các nhóm nhân sự và L&D trên toàn thế giới đồng tình. Đây cũng là lý do tại sao nhiều tổ chức ưu tiên việc chuyển giao tri thức. 

Cho dù doanh nghiệp của bạn có quy mô nhỏ hay lớn thì việc xây dựng hệ thống chuyển giao kiến thức sẽ mang lại lợi ích đáng kể cho tổ chức và thúc đẩy kết quả kinh doanh. 

Vậy bạn có tò mò chuyển giao tri thức là gì và làm thế nào để thực hiện hiệu quả không? Những thông tin dưới đây sẽ hữu ích với bạn, tham khảo ngay nhé!

Chuyển giao tri thức là gì?

Chuyển giao tri thức là một phương pháp chuyển đổi kiến thức từ bộ phận này sang bộ phận khác, từ nhân viên này sang nhân viên khác trong doanh nghiệp. Để thực hiện được điều này thì tổ chức phải xây dựng được hệ thống kiến thức và chia sẻ thông tin đó với toàn bộ nhân viên. 

Sự khác nhau giữa chuyển giao tri thức và chia sẻ tri thức

Chuyển giao tri thức và chia sẻ tri thức là 2 khái niệm có mục đích giống nhau nhưng cách thực hiện lại hoàn toàn khác nhau. 

Chia sẻ kiến thức là quá trình trao đổi thông tin giữa nhân viên, các nhóm hoặc tổ chức với nhau thông qua các hình thức như đào tạo, cố vấn, training, huấn luyện, workshop… 

Mặc khác, chuyển giao kiến thức là quá trình doanh nghiệp thực hiện việc thu thập kiến thức, lưu trữ và lan tỏa tri thức. Đây là một kế hoạch xác định những kiến thức chủ chốt từ các chuyên gia các công ty và chuyển giao kiến thức đó cho những nhân viên khác có nhu cầu học tập và tìm hiểu.  

Như vậy, trong khi chia sẻ kiến thức tập trung vào việc trao đổi thông tin không chính thức thì chuyển giao kiến thức là một chiến lược kinh doanh chính thức và có cấu trúc. 

Xem thêm: 6 cách thúc đẩy văn hóa chia sẻ tri thức trong tổ chức

Ý nghĩa của việc chuyển giao tri thức

Việc thực hiện chuyển giao tri thức giảm thiểu được rủi ro thông tin có giá trị không được lan truyền rộng rãi tới toàn bộ nhân viên. Thông qua đó, nhân viên nhận được những thông tin mà họ cần để thực hiện công việc một cách hiệu quả và thúc đẩy hiệu suất doanh nghiệp. 

Nhưng đây không phải lợi ích duy nhất, một số lợi ích khác có thể kể đến như: 

Theo một nghiên cứu gần đây của Zippia, các công ty ưu tiên việc chuyển giao kiến thức có khả năng sở hữu đội ngũ nhân viên gắn kết với tổ chức cao gấp 4.5 lần. Ngoài ra còn giúp tăng khoảng 25% năng suất và giảm 35% tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên.

Cải thiện hiệu suất nhân viên: Một hệ thống quản trị tri thức sẽ giúp nhân viên tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng. Điều này giúp loại bỏ các rào cản, từ đó tăng năng suất và hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. 

Khi hiệu suất nhân viên tăng, doanh số bán hàng của công ty sẽ cũng có những tăng trưởng vượt trội. Một khảo sát cho biết các doanh nghiệp triển khai hệ thống chuyển giao kiến thức đã đạt mức doanh số bán hàng tăng 50% và giảm được chi phí thực hiện các chương trình đào tạo.

Thúc đẩy văn hóa học tập trong công ty: Nếu nhân viên cảm thấy họ không có quyền truy cập vào thông tin họ cần có thể khiến cho nhân viên cảm thấy thất vọng và chán nản. Vì vậy việc tạo điều kiện chuyển giao kiến thức nhanh chóng và dễ dàng sẽ trao quyền cho nhân viên, cho phép họ tự quyết định và chịu trách nhiệm về công việc của mình.  

Xem thêm: Xây dựng văn hóa học tập trong doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Hỗ trợ lập kế hoạch kế nhiệm: Việc chuyển giao kiến thức là rất quan trọng để đảm bảo tính liên tục của doanh nghiệp trong thời gian thay đổi hay chuyển đổi, ví dụ như một nhân viên chủ chốt nghỉ hưu hoặc rời khỏi tổ chức. Bằng cách chuyển giao kiến thức và chuyên môn tới các thành viên khác trong nhóm, tổ chức có thể giảm thiểu việc những kiến thức, kinh nghiệm tích lũy bị mất đi. 

Tăng hiệu quả đào tạo nhân viên mới: Khi nhân viên mới gia nhập tổ chức, những tài liệu công việc có sẵn trên hệ thống sẽ giúp họ nhanh chóng bắt kịp các chính sách, văn hóa, nội quy công ty. Hơn nữa, việc chuyển giao kiến thức cho nhân viên mới cũng cho phép họ được học hỏi từ những nhân viên giàu kinh nghiệm trong tổ chức để nhanh chóng làm quen với công việc. 

Làm thế nào để chuyển giao tri thức trong tổ chức của bạn? 

Dưới đây là hướng dẫn từng bước để thiết kế kế hoạch chuyển giao kiến thức trong tổ chức của bạn: 

Bước 1: Xác định chủ đề

Đầu tiên, bạn nên thực hiện việc xác định chủ đề. Thông qua những câu hỏi sau bạn sẽ xác định được những chủ đề để chuyển giao tri thức. 

Các chuyên gia trong tổ chức là những ai? 

Những chuyên gia đó có kiến thức hay chuyên môn gì nổi bật mang lại giá trị cho nhân viên không?

Trong trường hợp xấu nhất, nếu những chuyên gia, quản lý cấp cao rời đi, liệu có ai sẽ thay thế họ đảm nhận công việc không? 

Có những công việc nào mà chỉ chuyên gia, quản lý mới thực hiện được còn nhân viên thì không? Tức là trong công ty chỉ có chuyên gia mới làm được việc đó. 

Sau đó hãy nghĩ về tác động của nó đối với việc kinh doanh nếu như những chuyên gia này rời đi? 

Những hoạt động kinh doanh nào sẽ bị ảnh hưởng? 

Điều gì sẽ tác động chính đến doanh nghiệp nếu không có chuyên gia đó? 

Cuối cùng, hãy cân nhắc xem bạn cần mời ai để thực hiện kế hoạch chuyển giao tri thức của mình và bạn sẽ tiến hành như thế nào? 

Ai sẽ tham gia vào dự án này? 

Cách tốt nhất để thu thập kiến thức là gì? 

Làm thế nào để lưu trữ và chia sẻ kiến thức này một cách hiệu quả? 

Có thời hạn cho dự án không? 

Khi đã trả lời được những câu hỏi này, bạn sẽ tự tin hơn để bắt tay vào xây dựng hệ thống lưu trữ kiến thức và chuyển giao kiến thức trong quy mô toàn doanh nghiệp. 

Bước 2: Lựa chọn nội dung chuyển giao

Việc thiết lập một hệ thống chuyển giao kiến thức cần phải có thời gian. Do đó, điều quan trọng là phải ưu tiên những kiến thức thu thập được. Để thực hiện điều này, bạn cần phải xem xét danh sách các chủ đề và xếp hạng chúng dựa trên mức độ quan trọng. 

Trong quá trình xem xét việc ưu tiên nên giải quyết kiến thức nào trước, hãy xem xét một số câu hỏi sau: 

Có bao nhiêu nhân viên trong tổ chức đã biết về kiến thức, kỹ năng này? 

Nếu kiến thức bị mất thì sẽ như thế nào? 

Mất bao lâu để hoàn thành việc chuyển giao kiến thức? 

Những nguồn lực nào cần thiết trong việc chuyển giao kiến thức? 

Bước 3: Lựa chọn công cụ chuyển giao tri thức phù hợp

Khi bạn đã có ý tưởng rõ ràng về phạm vi dự án, các bên liên quan và kiến thức cần thiết thì bạn sẽ phải lựa chọn công nghệ và công cụ tốt nhất để lưu trữ kiến thức. 

Trong thời kỳ công nghệ số phát triển mạnh mẽ như hiện nay, việc chuyển giao kiến thức đã trở nên linh hoạt với hệ thống LMS.

Xem thêm: Hệ thống LMS là gì? Vai trò của LMS trong đào tạo doanh nghiệp

Hệ thống quản lý học tập LMS

Hệ thống quản lý học tập LMS là một trong những công cụ hiệu quả nhất để chuyển giao kiến thức bởi những ưu điểm tuyệt vời mà nó đem lại. 

Đây là một công cụ tiêu chuẩn phục vụ cho việc đào tạo hiện nay. Khi sử dụng nền tảng này, bạn sẽ thực hiện quản lý và theo dõi nhân viên, nhân viên cũng thuận tiện trong việc truy cập vào tài liệu hoặc khóa học mà họ yêu thích hoặc có nhu cầu học tập. 

Ngoài ra một ưu điểm khác của hệ thống LMS trong việc chuyển giao kiến thức là khả năng phân tích và báo cáo. Qua đó, bạn có thể theo dõi hành vi học tập của nhân viên như thế nào?, họ đang học tập ra sao và kết quả có khả quan không? 

Đây cũng là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay để thực hiện chuyển giao kiến thức nói riêng và đào tạo nhân viên nói chung. 

Hơn 100+ doanh nghiệp hàng đầu đã tin tưởng và lựa chọn hệ thống Gitiho for Leading Business như Ngân hàng Vietinbank, Vietcombank, Vpbank; Bảo hiểm quân đội MIC, Momo, VNPT, FPT Software… nhằm nâng cao hiệu suất cho nhân viên và đạt được những thành tựu nhất định.  

Truy cập dễ dàng: Hệ thống LMS cho phép người dùng truy cập tri thức và tài liệu bất cứ khi nào cần thiết, mọi lúc mọi nơi qua internet. Điều này tạo ra tính linh hoạt cao và cho phép nhân viên tự điều chỉnh thời gian học tập theo sự thoải mái của họ.

Quản lý tri thức khoa học: Hệ thống LMS giúp tổ chức quản lý tri thức và tài liệu một cách chặt chẽ, sắp xếp theo các chủ đề hoặc khóa học cụ thể. Điều này giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết mà không gặp khó khăn.

Tích hợp các nội dung đa dạng: Hệ thống LMS hỗ trợ tích hợp nhiều loại tài liệu và định dạng, từ văn bản, video, bài giảng, bài kiểm tra đến tài liệu tham khảo. Điều này tăng cường trải nghiệm học tập của nhân viên và cải thiện sự hiểu biết về nội dung.

Theo dõi tiến độ học tập và phát triển của nhân viên: Hệ thống LMS cho phép quản lý theo dõi tiến độ học tập của nhân viên một cách chi tiết. Như vậy, họ có thể đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo và điều chỉnh cần thiết để cải thiện quá trình chuyển giao tri thức.

Đây là bảng cáo cáo về tỷ lệ hoàn thành khóa học team IT tại Gitiho, qua báo cáo có thể thấy nhân sự đang quan tâm đến khóa học nào, học bao nhiêu giờ và tỷ lệ hoàn thành là bao nhiêu.

Tích hợp kiểm tra và đánh giá: Hệ thống LMS cung cấp các công cụ để xây dựng bài kiểm tra, bài tập và đánh giá hiệu quả của nhân viên. Nhờ đó, người quản lý có thể đánh giá mức độ hiểu biết và sự tiến bộ của nhân viên.

Tiết kiệm chi phí và thời gian: Sử dụng hệ thống LMS giúp tiết kiệm chi phí vận hành so với việc tổ chức chuyển giao kiến thức theo cách truyền thống, ví dụ như chi phí giảng dạy, vận chuyển, giấy tờ và thiết bị. Ngoài ra, nhân viên không cần phải di chuyển đến các địa điểm học tập cụ thể, giúp tiết kiệm thời gian và tiện lợi.

Bước 4: Thu thập và lưu trữ kiến thức

Có một số hình thức hiệu quả để bạn thực hiện lưu trữ kiến thức bao gồm: 

Khóa học trực tuyến: Xây dựng các khóa học trực tuyến có cấu trúc và chất lượng, cung cấp các thông tin và kiến thức quan trọng một cách dễ tiếp cận cho nhân viên. Khóa học này có thể bao gồm các video giảng dạy, bài giảng, bài kiểm tra và các tài liệu học tập.

Mô phỏng: Sử dụng mô phỏng để tái tạo các tình huống thực tế mà nhân viên có thể gặp phải trong công việc. Mô phỏng giúp họ hiểu rõ hơn về cách xử lý các tình huống và tăng cường kỹ năng thực hành.

Tài liệu điện tử: Tạo và tổ chức tài liệu điện tử, bao gồm tài liệu hướng dẫn, tài liệu tham khảo, báo cáo và ghi chép. Tài liệu này sẽ giúp nhân viên truy cập và tra cứu thông tin quan trọng khi cần thiết.

Bước 5: Chuyển giao kiến thức

Sau khi đã xây dựng được hệ thống kiến thức đầy đủ, bạn cần chia sẻ đến toàn tổ chức. Với hệ thống LMS, thật dễ dàng để bạn thực hiện điều này. Bạn chỉ cần thêm danh sách nhân viên lên hệ thống và cấp cho họ truy cập các khóa học. Ngoài ra, quản lý có thể phân quyền hoặc chỉ định nhân viên học tập và tạo lộ trình học tập để họ phát triển. 

Nếu một chuyên gia nào đó chuẩn bị rời tổ chức và bạn đã xác định được ứng cử viên tiềm năng, bạn có thể chỉ định nhân viên đó học những khóa học cần thiết để chuyển giao kiến thức phục vụ công việc của họ. 

Cách đo lường việc chuyển giao tri thức cho nhân viên

Sau khi đầu tư rất nhiều thời gian và công sức thực hiện chuyển giao kiến thức cho nhân viên, chắc chắn bạn sẽ muốn đo lường mức độ thành công của kế hoạch đó. Nhưng điều quan trọng là xác định mục tiêu của bạn là gì? Ví dụ như tỷ lệ hoàn thành khóa học của nhân viên, số giờ học, hiệu suất nhân viên tăng hay giảm…

Để đo lường được tác động, bạn cần có dữ liệu để phân tích. Bạn có thể thu thập bằng cách sử dụng phản hồi 360 độ, khảo sát, cuộc trao đổi trực tiếp. Còn nếu bạn đang sử dụng hệ thống LMS, các chỉ số trong báo cáo sẽ cung cấp những thông tin quan trọng. 

Sau quá trình phân tích và có câu trả lời chính xác, sẽ cung cấp cho bạn bức tranh rõ ràng về phương pháp chuyển giao kiến thức tác động đến doanh nghiệp như thế nào. 

Xem thêm: Cách đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp

Kiến thức là giá trị quý báu của mỗi doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn giản là những kiến thức về chuyên môn mà nó còn là kinh nghiệm làm việc, bài học rút ra từ nhiều lần thất bại trước đó. Đồng thời kiến thức cũng bao gồm những giá trị mà mỗi người tích lũy, khám phá khi làm việc. 

Vì vậy, việc chuyển giao kiến thức là vô cùng cần thiết để kiến thức được mở rộng và phát triển liên tục theo từng ngày. Điều này đảm bảo sự tiến bộ và tăng trường không ngừng của doanh nghiệp, từng bước nâng cao năng lực, kỹ năng của nhân viên cũng như khả năng thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi không ngừng.