6 cách thúc đẩy văn hóa chia sẻ tri thức trong tổ chức

Theo Báo cáo Xu hướng nguồn nhân lực của Deloitte, 75% các tổ chức được khảo sát tin rằng việc tạo ra và lưu giữ kiến thức là quan trọng đối với sự thành công của họ. Như vậy đồng nghĩa với việc, để biến kiến thức chung trở thành tri thức tập thể thì nhân viên phải biết cách chia sẻ Tri thức đó với nhau một cách tích cực và nhất quán. Vậy chia sẻ tri thức trong tổ chức mang lại giá trị gì và làm thế nào để thực hiện nó. Cùng Gitiho tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

Chia sẻ tri thức trong tổ chức là gì?

Chia sẻ tri thức trong tổ chức là quá trình trao đổi thông tin, ý tưởng và kinh nghiệm trong công ty. Nó liên quan đến việc chia sẻ kiến thức, chuyên môn trong một tổ chức hoặc nhóm, cũng như các bên liên quan bên ngoài. 

Đó là yếu tố quan trọng trong việc quản lý tri thức vì nó cho phép chuyển giao tri thức từ các cá nhân và nhóm trong tổ chức, điều này có thể giúp xây dựng hệ thống cơ sở trí thức. Đổi lại, nó có thể thúc đẩy văn hóa học tập của tổ chức và hỗ trợ việc xây dựng văn hóa học tập liên tục.  

Trao đổi thông tin một cách mở rộng giúp ai cũng nắm được những kiến thức giá trị giúp ích cho họ trong công việc và cuộc sống. Điều này cũng đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia vào các dự án hoặc giao dịch quan trọng để có quyền nắm rõ các thông tin liên quan. 

Chia sẻ tri thức trong tổ chức mang lại lợi ích gì?

Mục đích của việc chia sẻ tri thức là nâng cao kiến thức và hiểu biết của một nhóm, tập thể, tổ chức giúp họ dễ dàng tiếp cận với những điều mới mà không mất thời gian để nghiên cứu, tìm tòi. Có thể kể đến một số lợi ích của việc chia sẻ kiến thức trong tổ chức như:

Cải thiện sự gắn kết trong tổ chức vì khi giao tiếp, trao đổi, tranh luận với nhau các thành viên trong doanh nghiệp sẽ dần cởi mở hơn, thân thiện hơn và có nhiều cơ hội để gắn kết. 

Chia sẻ tri thức trong tổ chức giúp cắt giảm chi phí và tăng hiệu quả. Bởi để tìm kiếm một thông tin nào đó thì phải dành rất nhiều thời gian để tìm tòi và nghiên cứu. Nhưng họ lại không biết rằng có một nhóm khác, phòng ban khác đã thực hiện việc tìm kiếm đó rồi và nếu việc chia sẻ kiến thức đúng cách thì có thể nhóm của bạn đã không mất thời gian để tìm kiếm. 

Ngoài tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp còn có thể tiết kiệm ngân sách bằng cách giảm trùng lặp nội dung. Có thể lấy ví dụ từ công ty Intel, khi họ đang cố gắng cải thiện chất lượng của một trong các sản phẩm của công ty thì họ đã phát triển ra rằng 60% vấn đề mà họ gặp phải đều đã được giải quyết bởi một nhóm nào đó trước đó. 

Chia sẻ tri thức giúp tăng cường việc cộng tác để tìm ra những giải pháp hữu hiệu. Việc chia sẻ kiến thức có thể là chất xúc tác cho sự kết hợp giữa các phòng ban, nhân viên có thể tìm ra được giải pháp một cách nhanh chóng. Nếu có một nhóm gặp khó khăn, họ có thể dựa trên những gì các nhóm khác đã trải qua, từ đó dễ dàng tìm ra cách hướng đi hợp lý. 

Việc chia sẻ kiến thức giúp tăng sự hài lòng trong công việc và giữ chân nhân viên. Lưu giữ kiến thức hiệu quả không chỉ giúp tạo ra lực lượng lao động gắn kết mà còn khuyến khích nhân viên tự chủ hơn bằng cách trao quyền để họ thực hiện một cách tự tin. Khi đạt được quyền tự chủ, nhân viên sẽ hài lòng hơn với công việc và có khả năng nhân viên sẽ ngày càng gắn kết với công ty và cống hiến nhiều hơn. 

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc trao đổi thông tin bị hạn chế khi nhân viên hoặc các nhóm làm việc không có sự liên kết với nhau.  

Tại sao nhân viên làm việc không liên kết với nhau? 

Nhân viên thường phải làm việc độc lập trong một công ty không phải vì văn hóa làm việc độc hại, tiêu cực mà là do những tình huống bên ngoài tác động và nó không nằm trong tầm kiểm soát của họ. 

Chẳng hạn như, kể cả những nhân viên tích cực cũng khó để chia sẻ điều gì đó nếu họ đang phải cố gắng làm việc để hoàn thành deadline. Bởi họ phải tập trung toàn bộ thời gian cũng như sức lực vào những nhiệm vụ cấp bách để đạt được kết quả như mong đợi. 

Làm việc tại nhà cũng khiến cho nhân viên cảm thấy bị cô lập. Khi các công ty không có kế hoạch để kết nối và gắn kết mọi người sẽ khiến cho nhân viên chỉ tập trung vào công việc của họ mà không có bất kỳ sự liên kết nào với tổ chức hay đồng nghiệp.   

Khi nhân viên và các nhóm ngừng chia sẻ kiến thức với nhau thì họ sẽ bắt đầu làm việc một cách tách biệt. 

Ví dụ các nghiên cứu cho thấy rằng cho các nhóm có sự gắn bó chặt chẽ sẽ làm việc năng suất và sáng tạo hơn. 

Một trong những lý do hàng đầu mà nhân viên mong muốn ở nơi làm việc là môi trường thân thiện, hòa nhập và có nhiều cơ hội công tác cũng như xây dựng tinh thần đồng đội. Có thể thấy việc bị hạn chế trong giao tiếp có thể ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu suất làm việc của nhân viên. Vậy có những cách nào để tăng cường và thúc đẩy nhân viên tích cực chia sẻ kiến thức trong tổ chức?

6 cách tăng cường chia sẻ tri thức trong tổ chức

Trong một số trường hợp, sẽ rất khó để thuyết phục nhân viên của bạn chia sẻ kiến thức mà họ biết đến với các thành viên, đặc biệt nếu công ty không có văn hóa phù hợp ngay từ đầu. Đây cũng là tình trạng mà nhiều doanh nghiệp gặp phải hiện nay, sự thất bại trong việc tạo và triển khai văn hóa chia sẻ kiến thức là khá cao, trung bình một doanh nghiệp tại Hoa Kỳ mất từ 2.7 triệu đô la đến 265 triệu đô la về năng suất mỗi năm do chia sẻ tri thức không đạt được hiệu quả. 

Trong một nghiên cứu cho biết có đến 60% nhân viên báo cáo rằng rất khó và gần như không thể có được thông tin cần thiết từ đồng nghiệp để thực hiện công việc. 

Vì vậy, 6 cách tăng cường chia sẻ kiến thức trong tổ chức dưới đây sẽ rất hữu ích với bạn:

1. Tạo văn hóa chia sẻ trong tổ chức

Xây dựng một môi trường làm việc giúp cho việc giao tiếp trở nên cởi mở bằng cách giúp nhân viên hiểu biết lẫn nhau và xây dựng được mối quan hệ tin cậy. 

Bạn có thể làm điều này bằng cách tạo ra các tương tác hoặc tổ chức các cuộc họp, ví dụ như:

Lên lịch ăn trưa thân mật cho nhóm hoặc tạo ra các hoạt động xã hội để tạo ra sự gắn kết.

Tổ chức một cuộc họp mỗi tháng một lần để thảo luận về các thành tích đã đạt được và đưa ra các thông báo quan trọng.

Mời các chuyên gia chia sẻ tri thức trong tổ chức. 

Dù thực hiện cách nào đi chăng nữa, bạn phải đảm bảo rằng bạn thường xuyên tạo cơ hội cho nhân viên làm quen với đồng nghiệp và trao đổi thông tin. 

Xem thêm: Làm thế nào để tạo ra một nền văn hóa làm việc tích cực?

2. Đầu tư phát triển nhân viên

Cung cấp cho nhân viên công cụ và kiến thức để họ thực hiện thật tốt công việc của mình. Trong đó, đào tạo có lẽ là một trong những hình thức chia sẻ tri thức cơ bản nhất, nhưng nó sẽ tác động lớn đến sự thành công cho tổ chức bạn. 

Ngoài việc cung cấp tri thức cho nhân viên, đào tạo và phát triển giúp bạn tạo ra một nền văn hóa học hỏi để giữ cho nhân viên luôn gắn bó với tổ chức. Như vậy, bạn sẽ cho nhân viên thấy được rằng bạn đang đầu tư vào họ và phát triển họ. 

Theo Báo cáo học tập về lực lượng lao động của Linkedin cho biết 93% nhân viên sẽ ở lại công ty lâu hơn nếu công ty đó đầu tư vào sự nghiệp của họ. Một nghiên cứu khác của Employee Benefits News cho biết chi phí trung bình nếu mất một nhân viên là 33% tiền lương hằng năm của họ. 

Xem thêm: Đào tạo và phát triển nhân sự có vai trò và lợi ích gì?

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã và đang quan tâm đến việc đầu tư phát triển nhân viên thông qua hoạt động đào tạo. Bởi họ nhận ra rằng, khi nhân viên của mình có tinh thần học tập, họ sẽ ngày càng phát triển, bắp kịp xu thế, nhanh chóng thuần thục công nghệ mới và rèn luyện được tính sáng tạo… Khi đó, chất lượng công việc họ tạo ra sẽ cực kỳ xuất sắc và đem lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp Gitiho for Leading Business của nền tảng giáo dục trực tuyến Gitiho. Đây là một trong những giải pháp chuyển đổi số hoạt động đào tạo giúp nâng cao hiệu suất cho doanh nghiệp hàng đầu hiện nay. 

Nhân viên sẽ được học tập trên hệ thống với 500+ khóa học đa dạng mọi lĩnh vực từ Gitiho như tin học văn phòng, dữ liệu, lập trình, kế toán, hành chính nhân sự, kỹ năng mềm… Đây đều là những khóa học được giảng dạy bởi những chuyên gia đầu ngành, nội dung thực tiễn áp dụng ngay vào công việc, chương trình đào tạo chú trọng vào việc thực hành. 

XEM CHI TIẾT VỀ GIẢI PHÁP GITIHO FOR LEADING BUSINESS

3. Huấn luyện nhân viên về kỹ năng mềm

Ngay cả khi nhân viên có cơ hội chia sẻ thông tin thì nhiều người vẫn không biết cách để thực hiện như thế nào. Vì vậy rất cần thiết để đào tạo kỹ năng mềm giúp cho mọi người nắm được các phương pháp tốt nhất để làm việc với nhau như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tạo lập mối quan hệ, kỹ năng kết nối, kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi…

Những chương trình đào tạo về kỹ năng mềm có thể giúp mọi người hiểu được cách truyền đạt thông tin một cách quan trọng, rõ ràng và giúp nhân viên có thể áp dụng ngay vào các tình huống hằng ngày. 

Xem thêm: Khám phá các kỹ năng cần thiết trong công việc quyết định thành công

Bạn có thể tham khảo một số khóa học về kỹ năng mềm cực kỳ hữu ích và thiết thực, áp dụng vào các tình huống thực tế trong công việc và cuộc sống trên nền tảng Gitiho như: 

Khóa học Kỹ năng thuyết trình - Bí quyết để thuyết trình thành công sẽ giúp bạn từ một người nhút nhát, luôn lo sợ phải trình bày ý kiến, ý tưởng trở nên tự tin và nắm được các kỹ năng đứng trước đám đông để thuyết trình một cách trôi chảy. 

Khóa học Kỹ năng giao tiếp là khóa học rất cần thiết với bất kỳ ai, cung cấp cho bạn những kiến thức và kỹ năng, nghệ thuật để giao tiếp hiệu quả và gây được ấn tượng với người khác. Trong môi trường làm việc, nếu có kỹ năng giao tiếp bạn sẽ rất dễ để làm việc với người khác, luôn bình tĩnh khi xử lý mọi tình huống, khiến người khác lắng nghe ý kiến của bạn và tạo được ảnh hưởng với mọi người. 

4. Cung cấp cơ hội học hỏi lẫn nhau

Nhiều kỹ năng trong công việc có thể được trang bị trong các khóa đào tạo chính thức, nhưng bên cạnh đó cũng có rất nhiều thứ mà nhân viên có thể học được từ việc học tập tại nơi làm việc. Một trong số đó là chia sẻ kiến thức giữa những nhân sự có kinh nghiệm lâu năm với những nhân viên mới, còn ít kinh nghiệm hay còn gọi là mentorship (chương trình cố vấn). 

Những mantee - thực tập sinh, đồng nghiệp thiếu kinh nghiệm, không vững chuyên môn có thể chủ động hỏi mentor - người có nhiều kinh nghiệm về các vấn đề mà bạn gặp phải trong công việc. Với những kinh nghiệm thực tế, chuyên môn cao, mentor sẽ không ngần ngại chia sẻ với bạn. 

Xem thêm: 9 xu hướng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 2023 và tương lai

5. Khuyến khích giao tiếp thông qua ứng dụng nội bộ

Các công cụ giao tiếp rất quan trọng để giúp mọi người nắm bắt được các thông tin, đặc biệt là ở những nơi làm việc từ xa hoặc làm việc kết hợp. Việc giao tiếp thông qua mạng nội bộ là việc sử dụng các công cụ và nền tảng giao tiếp nội bộ trong tổ chức để chia sẻ kiến thức. 

Các công cụ như diễn đàn nội bộ hay các ứng dụng giao tiếp giúp cho nhân viên trong tổ chức có thể đăng các bài viết, đặt câu hỏi và trao đổi ý kiến với nhau. Từ đó tạo ra một không gian trao đổi liên tục, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm thực tế rất hữu ích. 

Ví dụ: Gitiho sử dụng ứng dụng Lark để làm việc và trao đổi thông tin trong toàn bộ công ty. Không chỉ nhắn tin mà Lark còn tích hợp nhiều tính năng để tạo ra không gian để ai cũng có thể chia sẻ kiến thức của mình đến với mọi người.

6. Tạo ra các nhóm làm việc chung

Tạo ra các nhóm làm việc chung hoặc thông qua các dự án sẽ khuyến khích mọi người có cơ hội để trao đổi thông tin và kiến thức cho nhau. Trong quá trình làm việc, thực hiện dự án, các thành viên có thể chia sẻ kiến thức, thông tin, ý tưởng và kinh nghiệm làm việc để bổ trợ cho công việc của nhau. Thông qua đó, tạo ra những kết quả tốt nhất cho dự án. 

Xem thêm: Làm thế nào để lựa chọn một nền tảng đào tạo doanh nghiệp phù hợp?

Như bạn có thể thấy, có rất nhiều lý do tại sao việc chia sẻ tri thức tại nơi làm việc lại quan trọng như vậy. Và để thúc đẩy văn hóa này trong tổ chức của mình, điều quan trọng nhất là bạn cần phải tạo ra môi trường làm việc có văn hóa chia sẻ tri thức và thực hiện các cách trên để khuyến khích nhân viên tích cực chia sẻ, trao đổi thông tin, kiến thức.