Hồ sơ, chứng từ kế toán cần chuẩn bị cho việc kiểm tra, thanh tra thuế

Là một kế toán thuế thì có thể bạn sẽ là người giúp doanh nghiệp chuẩn bị các hồ sơ, chứng từ dùng cho việc kiểm tra thuế hay thanh tra thuế. Vậy có những tài liệu nào cần chuẩn bị? Hãy cùng chúng mình tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Hồ sơ, chứng từ kế toán cần cho việc kiểm tra, thanh tra thuế

Hồ sơ, chứng từ kế toán là những tài liệu vô cùng quan trọng quyết định kết quả của một cuộc thanh tra hay kiểm tra thuế. Các bạn sẽ cần chuẩn bị những loại tài liệu bao gồm:

Hồ sơ chung của doanh nghiệp

Hồ sơ chung của doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ là:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư
• Các văn bản miễn giảm của doanh nghiệp (nếu có), có thể là các văn bản để chứng minh được là doanh nghiệp được ưu đãi thuế.
• Quy chế tài chính, quy chế lao động

Dữ liệu kế toán

Phần này sẽ bao gồm các loại giấy tờ, tài liệu sau:

• Chứng từ ngân hàng: Sao kê tài khoản ngân hàng kẹp cùng với Hóa đơn mua vào/bán ra, hợp đồng mua hàng/bán hàng, đề nghị thanh toán (nếu có), đề nghị tạm ứng (nếu có),…
• Chứng từ tiền mặt: Phiếu chi kẹp với hóa đơn mua hàng, bảng lương (nếu chi lương), đề nghị thanh toán (nếu có), đề nghị tạm ứng (nếu có), phiếu thu kẹp với hóa đơn bán hàng, hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ (nếu có),…

Lưu ý: Hóa đơn bán hàng phải kẹp cùng với Biên bản nghiệm thu nếu xuất hóa đơn theo giai đoạn.

• Chứng từ lương: Bảng lương các tháng
• Chứng từ liên quan đến tài sản cố định và công cụ dụng cụ: Bảng khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ CCDC.
• Chứng từ công nợ: Bảng xác nhận công nợ với các bên hàng năm. Đây là việc mà bộ phận kế toán sẽ phải làm vào cuối mỗi năm. Các bạn sẽ cần rà soát lại công nợ và xác nhận với các bên phát sinh nghiệp vụ phải trả hay là phải thu rồi đưa thông tin vào bảng này.
• Chứng từ liên quan đến hàng tồn kho: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho; Định mức sản xuất, Bảng tổng hợp xuất nhập tồn, Bảng tính giá thành sản phẩm; Báo cáo bán hàng có giá vốn - giá bán theo mã hàng, Biên bản kiểm kê kho,…
• Chứng từ tạm ứng: Sổ chi tiết tạm ứng theo đối tượng, giấy đề nghị tạm ứng, quyết định tạm ứng,…

Xem thêm: Tìm hiểu tất tần tật về quy trình thanh tra thuế của cơ quan thuế

Các loại sổ kế toán

Có nhiều loại sổ sách kế toán được sử dụng tronng doanh nghiệp nhưng khi có đợt thanh tra thuế hay kiểm tra thuế thì sẽ cần dùng đến những loại sau:

• Sổ Nhật ký chung. Nếu doanh nghiệp sử dụng các phần mềm kế toán thì có thể dễ dàng xuất sổ nhật ký chung từ đó. Nếu doanh nghiệp sử dụng file Excel để ghi nhật ký chung thì quá trình các bạn nhập dữ liệu đã được thể hiện trong sổ này luôn rồi nhé.
• Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết mua hàng.
• Sổ chi tiết các tài khoản.
• Sổ quỹ tiền mặt. Sổ này cần phải được đi kèm với các biên bản kiểm kê quỹ hàng ngày hoặc hàng tháng, hàng quý, hàng năm.

Xem thêm: Tổng hợp các loại sổ kế toán được sử dụng trong kế toán tài chính

Các báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

Các loại báo cáo cần chuẩn bị bao gồm:

• Các tờ khai thuế GTGT, TNCN, báo cáo tình hinh sử dụng hóa đơn hàng tháng, quý.
• Các tờ khai quyết toán thuế TNCN, TNDN
• Bộ báo cáo tài chính gồm có: Báo cáo tình hình tài chính hoặc là bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Tùy vào việc doanh nghiệp của bạn sử dụng chế độ kế toán theo thông tư 200 hay thông tư 133 mà sẽ có các bộ báo cáo tài chính riêng.
• Báo cáo phát hành hóa đơn và các báo cáo liên quan khác.

Xem thêm: Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Một số loại hồ sơ khác

Đây là mục cuối cùng mà các bạn cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sợ, chứng từ cho việc thanh thuế hay kiểm tra thuế. Phần này cũng khá quan trọng nên các bạn đừng bỏ qua nhé:

• Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng: Đây là căn cứ để giải trình việc chi lương cho người lao động khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Quyết định khen thưởng, bổ nhiệm và các quyết định liên quan khác. Những giấy tờ này sẽ liên quan đến việc chi tiền cho khen thưởng hoặc thay đổi mức lương cứng của nhân viên so với hợp đồng lao động.
• Hồ sơ đăng ký mã số thuế, đăng ký người phụ thuộc.
• Các loại hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu không kẹp cùng các chứng từ thanh toán).

Xem thêm: Tìm hiểu về chứng từ kế toán và cách sử dụng chứng từ kế toán

Kết luận

Hy vọng bài viết của chúng mình có thể giúp các bạn biết cách chuẩn bị hồ sơ, chứng từ kế toán cần thiết cho việc kiểm tra thuế và thanh tra thuế. Chúc các bạn học tập hiệu quả!