8 sai lầm quản lý hàng tồn kho phổ biến mà bạn phải tránh

Dưới đây là tám sai lầm quản lý hàng tồn kho phổ biến mà nhiều nhà quản lý mắc phải và bạn phải tránh. Cùng Gitiho tìm hiểu nhé!

Thực hành nghiệp vụ xuất nhập khẩu - Logistics

Sai lầm trong quản lý hàng tồn kho

Không dự đoán được nhu cầu thị trường

Mình biết là chúng ta không thể đoán trước được tương lai. Nhưng có thực sự không thể dự đoán nhu cầu thị trường trong tương lai dựa trên các xu hướng bán hàng trước đó không?

Hãy suy nghĩ về nó. Bạn thấy có cách nào có thể giúp bạn đưa ra dự đoán chính xác về nhu cầu sản phẩm trong tương lai không?

Câu trả lời là một phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể làm điều đó cho bạn như phần mềm quản lý kho KiotViet, Misa, Sapo POS, Odoo,... Đây là một trong những tính năng hàng đầu của các công cụ quản lý hàng tồn kho hiện đại. Họ có thể dự báo chính xác nhu cầu sản phẩm dựa trên các xu hướng bán hàng trước đó. Vì vậy, nếu bạn gặp khó khăn khi làm điều đó, các công cụ này sẵn sàng trợ giúp bạn.

Không theo dõi các chỉ số hiệu suất

Có một câu nói: Làm sao bạn có thể tốt hơn ngày hôm qua nếu bạn không biết ngày hôm qua bạn đã tốt như thế nào?

Nói một cách đơn giản, nếu bạn không theo dõi các chỉ số hiệu suất phù hợp cho việc quản lý hàng tồn kho, bạn sẽ không thể xác định các vấn đề với quy trình quản lý hiện tại của mình và do đó bạn sẽ không thể khắc phục chúng. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn nắm chắc, theo dõi các chỉ số quan trọng nhất như tỷ lệ lấp đầy, số lượng hàng tồn kho và số lượng bán hàng mỗi ngày.

Không sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Chúng ta đang sống trong thế kỷ 21 nơi mà thế giới đã vượt xa những công nghệ đơn giản và AI đang dần chiếm lĩnh nhiều thị trường.

Bạn vẫn nghĩ rằng bút và giấy vẫn là lựa chọn tốt nhất cho công việc quản lý hàng tồn kho của bạn? Hãy thay đổi suy nghĩ đó ngay bây giờ nếu không việc quản lý hàng tồn kho sẽ ngày càng "tồi tệ".

Các công cụ quản lý hàng tồn kho cho đến năm 2020 rất tiên tiến và có thể tự xử lý hầu hết các nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho của bạn. Từ quản lý dữ liệu đến dự báo nhu cầu sản phẩm, nó có thể làm tất cả. Ngoài ra, nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ và không đủ khả năng trang bị tiền cho một công cụ quản lý hàng tồn kho thông thường, bạn có thể thử sử dụng phần mềm kiểm kê hàng hóa miễn phí như Adaline, Perfect Warehouse, KiotViet, Sapo, Suno hay thậm chí là Microsoft Excel. Các phần mềm này giải quyết cùng một mục đích chỉ cần lưu ý đến quy mô và số tiền doanh nghiệp bạn có để đầu tư.

Xem thêm: Tất tần tật những điều bạn cần biết về quản trị chuỗi cung ứng

Đếm hàng tồn kho sai cách

Nếu bạn đã tạm dừng hoạt động kho hàng trong nhiều ngày và dành thời gian đếm các mặt hàng theo cách thủ công để đảm bảo rằng số lượng này khớp với dữ liệu trong phần mềm của bạn, thì mình phải nói rằng bạn đã làm sai.

Việc kiểm đếm hàng tồn kho phải là một quá trình liên tục và bạn không cần phải tạm dừng hoạt động cho việc này. Điều đó sẽ cực kỳ tốn kém thời gian, chi phí và mệt mỏi không cần thiết. Thay vào đó, hãy chia hàng tồn kho của bạn thành các phần và đếm một phần mỗi ngày. Điều này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian, tiền bạc cho doanh nghiệp bạn.

Không tự quản lý đơn đặt hàng

Một số nhà cung cấp trong ngành của bạn có thể cung cấp dịch vụ quản lý hàng tồn kho và đặt hàng cho doanh nghiệp bạn. Như vậy, bạn không phải thuê và quản lý thêm nhân sự cũng không phải lo lắng về việc quản lý đơn hàng và không phải lo lắng về bất cứ điều gì khác có thể khiến bạn bị căng thẳng.

Nhưng đây là một sai lầm, việc để các nhà cung cấp kiểm kê và sắp xếp hàng hóa cho bạn là điều không nên vì nhiều khi, các nhà cung cấp có thể sắp xếp lại số lượng lớn hơn nhu cầu của bạn, điều này có thể khiến bạn mất tiền cho một thứ mà bạn thậm chí không cần.

Vì vậy, hãy giữ an toàn cho doanh nghiệp của bạn bằng cách tự quản lý đơn đặt hàng và hàng tồn kho, khi đó bạn sẽ nắm quyền kiểm soát doanh nghiệp của mình trong tay.

Không ưu tiên các sản phẩm bán được nhiều nhất

Mặc dù hàng tồn kho của bạn là một "thế giới" các sản phẩm hữu ích mà người dùng có thể thích, nhưng không phải tất cả chúng đều có doanh thu bán hàng giống nhau.

Những mặt hàng bán được nhiều nhất mang lại doanh thu và lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp bạn, vì vậy bạn cần phải bắt đầu ưu tiên những sản phẩm bán chạy nhất này. Vì vậy, bạn phải nằm lòng tất cả các chỉ số về các sản phẩm này, theo dõi vòng đời của chúng từ thời điểm chúng tiếp cận với kho hàng đến khi người mua đầu tiên mua chúng, cho đến khi bạn bán hết toàn bộ lô hàng này. Điều này sẽ giúp bạn tìm hiểu và lên kế hoạch về các đơn đặt hàng tiếp theo của mình.

Xem thêm: Đánh giá 5 chỉ số KPI chính để giám sát hoạt động Logistics 3PL

Không có quy trình tái tồn kho xác định

Nếu bạn không chú trọng đến quá trình bổ sung hàng hóa có thể kéo doanh nghiệp của bạn đi xuống, giảm uy tín với khách hàng và sự xuất hiện trên thị trường nếu không có đủ số lượng hàng hóa đáp ứng nhu cầu. Lý do là bạn không sử dụng một quy trình tái tồn kho xác định vì vậy bạn sẽ gặp khó khăn trong việc tìm ra lỗi và rút kinh nhiệm. Lời khuyên là bạn nhất định phải có một quy trình tái tồn kho sau mỗi lần nhập hàng và theo dõi các chỉ số để lên kế hoạch cho lần nhập hàng tiếp theo.

Không chú ý đến hiệu suất của nhà cung cấp

Là một người quản lý / chủ sở hữu hàng tồn kho, bạn sẽ biết một số nhà cung cấp có trách nhiệm và đáng tin cậy hơn những nhà cung cấp khác như thế nào. Một nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ đáp ứng nhu cầu hàng tồn kho của bạn, một người không đáng tin cậy có thể khiến bạn gặp rắc rối khi hết hàng.

Vì vậy, hãy tự hỏi rằng nhà cung cấp hiện tại của bạn có đáng tin cậy không? Bạn có bất kỳ phàn nàn nào với dịch vụ của họ không? Bạn có nên tiếp tục giao dịch với nhà cung cấp này trong những lần làm việc trong tương lai không?

Nếu các câu trả lời là có, bạn không phải lo lắng quá nhiều (tuy nhiên bạn vẫn phải theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp), nhưng, nếu bất kỳ một câu trả lời nào là không, bạn có thể muốn xem xét lại hợp đồng với nhà cung cấp của mình, đưa ra những yêu cầu, điều khoản để bảo vệ quyền lợi của mình hoặc tìm một nhà cung cấp khác đủ tin cậy hơn.

Xem thêm: So sánh các hình thức Logistics 1PL, 2PL, 3PL, 4PL, 5PL

Kết luận

Như vậy, Gitiho đã cùng bạn tìm hiểu chi tiết về 8 sai lầm trong việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp trong hoạt động Logistics. Quản lý hàng tồn kho là một trong những nhiệm vụ thường cực kỳ khó khăn nhưng nó rất quan trọng trong hoạt động Logistics của doanh nghiệp vì vậy các nhà quản lý cần một cách để xử lý nó tốt hơn. Hy vọng bạn đã hiểu rõ và áp dụng thành công cho công việc của mình. Đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích về xuất nhập khẩu và các kĩ năng chuyên ngành khác nhé!

Nằm lòng kiến thức chuyên ngành xuất nhập khẩu với tệp "Kiến thức nền về Logistics" đính kèm.