Cách thực hiện chương trình Mentorship hiệu quả tại doanh nghiệp

92% các công ty trong danh sách Fortune 500 của Hoa Kỳ đều có các chương trình mentorship (cố vấn) cho nhân viên của mình. Chương trình này nếu thực hiện hiệu quả có thể giúp cho nhân viên phát triển nhanh chóng, tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên và giảm chi phí tuyển dụng nhân sự.

Theo một nghiên cứu cho biết, những nhân viên được tham gia Mentorship tại doanh nghiệp có cơ hội được thăng tiến gấp 5 lần so với đồng nghiệp của họ.

Vậy Mentorship là gì và làm thế nào để thực hiện hiệu quả trong doanh nghiệp? Cùng Gitiho tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

Mentorship là gì?

Mentorship (chương trình cố vấn) là mối quan hệ tại nơi làm việc, trong đó bao gồm một nhân viên có nhiều kinh nghiệm được gọi là mentor sẽ hướng dẫn và hỗ trợ cho một thành viên ít kinh nghiệm hơn trong nhóm (mentee) để hoàn thành công việc và dễ dàng làm quen với môi trường mới. Thông thường chương trình mentorship có 2 mục tiêu chính bao gồm: 

Giúp cho nhân viên mới hòa nhập hơn khi vào công ty, biết việc nhanh hơn và làm việc hiệu suất. 

Khuyến khích nhân viên cấp dưới phát triển kỹ năng và thăng tiến trong sự nghiệp. 

2 người sẽ làm việc với nhau thường xuyên và thảo luận về mục tiêu nghề nghiệp của họ, chia sẻ về công việc và xây dựng mối quan hệ làm việc thật tốt. Vai trò của người cố vấn rất quan trọng với người được cố vấn, miễn là họ sẵn sàng giúp đỡ bằng cách cung cấp những phản hồi trung thực và đem lại những kiến thức hữu ích cho công việc của người được cố vấn. 

Xem thêm: 11 phương pháp đào tạo nhân sự chuẩn cho doanh nghiệp

Như đã đề cập ở trên, chương trình mentorship bao gồm mentor và mentee, vậy họ có những đặc điểm gì? 

Người cố vấn (mentor)

Người cố vấn là một chuyên gia có kinh nghiệm và hiểu biết, họ sẽ trực tiếp hướng dẫn cho nhân sự ít kinh nghiệm hơn và mở ra cơ hội thăng tiến nghề nghiệp cho họ. Những chương trình cố vấn thành công thường có sự tham gia của các nhà lãnh đạo và quản lý nhưng trên thực tế, bất kỳ ai dày dặn kinh nghiệm cũng có thể là cố vấn. Ngoài ra, một nhân viên có thể có nhiều hơn một người cố vấn.

Người được cố vấn (mentee)

Người được cố vấn thường là sinh viên mới ra trường, còn ít kinh nghiệm và thiếu kiến thức thực tế. Nếu có sự giúp đỡ tận tình từ người cố vấn, chắc chắn họ sẽ ngày càng tiến bộ và hoàn thiện kỹ năng cũng như kiến thức của mình. 

Mối quan hệ cố vấn mang lại lợi ích 2 chiều. Người cố vấn và người được cố vấn thường hỗ trợ lẫn nhau. Ví dụ người được cố vấn cung cấp phản hồi cho người cố vấn, đồng thời giúp họ phát triển kỹ năng lãnh đạo. 

Chương trình mentorship mang lại những lợi ích gì?

 Mentorship được đánh giá là một trong những phương pháp đào tạo nhân sự thành công nhất hiện nay. Nó giúp cho nhân viên cảm thấy thoải mái khi làm việc và cảm nhận được rằng mình được phát triển bản thân. Cụ thể như:

Giúp nhân viên nắm bắt công việc nhanh chóng: Người cố vấn cung cấp cho nhân viên tất cả thông tin cần thiết và thường xuyên cho những phản hồi về công việc của họ, vì vậy họ làm việc hiệu quả hơn. 

Giảm tỷ lệ nhảy việc của nhân viên: Ngoài giúp đỡ trong công việc, người cố vấn còn giúp nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới vượt qua những căng thẳng cũng như tạo sự kết nối giữa nhân viên mới với mọi người trong công ty. Nhờ đó, nhân viên sẽ cảm thấy an toàn và gắn bó với công ty lâu hơn.

Theo một nghiên cứu của Randstad, một công ty tư vấn nguồn nhân lực đa quốc gia ở Hà Lan đã chỉ ra rằng những nhân viên tham gia chương trình cố vấn ít có khả năng nghỉ việc hơn 49% và tiết kiệm được gần 3000 đô la cho chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự mỗi năm. Khi đưa ra báo cáo, quản lý của chương trình tại Randstad đã chia sẻ rằng: “Nhân viên của chúng tôi nhận thấy chương trình đào tạo vô cùng giá trị và học hỏi được rất nhiều từ người cố vấn”. 

Xem thêm: 7 chiến lược gắn kết nhân viên hiệu quả tại nơi làm việc

Duy trì kiến thức trong doanh nghiệp: Chương trình mentorship sẽ bao gồm việc đào tạo kiến thức cho nhân viên, bao gồm cả những kiến thức quan trọng nhất phục vụ cho công việc của họ. Điều này đảm bảo rằng kiến thức sẽ không bị mất đi nếu người hướng dẫn đó rời công ty. 

Tạo ra đội ngũ nhân sự tài năng: Việc xây dựng các chương trình cố vấn thành công đồng nghĩa với việc tạo ra một nguồn nhân tài vững chắc cho các công ty. Cuối cùng, người cố vấn giỏi có thể trở thành một nhà lãnh đạo tiềm năng có thể điều hành một dự án hoặc một phòng ban. 

Khuyến khích sự đa dạng trong tổ chức: Thực hiện chương trình mentorship giúp xây dựng một nơi làm việc hòa nhập bằng cách thúc đẩy sự hiểu biết và hợp tác giữa những nhân viên có nền tảng kiến thức khác nhau. 

Làm thế nào để thực hiện chương trình cố vấn?

Để thiết lập và tiến hành thực hiện một chương trình cố vấn hiệu quả, mang lại giá trị cho người cố vấn, người được cố vấn và doanh nghiệp, bạn nên thực hiện theo các bước sau: 

Bước 1: Đặt mục tiêu rõ ràng

Hãy tạo ra những mục tiêu rõ ràng có thể đạt được chứ không phải là những mục tiêu viển vông, xa vời. Mục tiêu đó sẽ giúp cho nhà lãnh đạo công ty hiểu được giá trị của chương trình cố vấn và giúp cho người cố vấn hiểu được cần làm những gì. 

Ví dụ: 

• Giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón ngay từ ngày đầu tiên và giúp họ hiểu được văn hóa công ty.

Khi bạn đã xác định được mục tiêu, hãy quyết định xem người cố vấn nên làm gì để đạt được mục tiêu đó. Bạn có thể thực hiện một số hành động sau để đạt được mục tiêu: 

• Giới thiệu nhân sự mới với từng phòng, ban trong công ty. 
• Dành thời gian để trò chuyện riêng, nói với người mới về tầm nhìn, giá trị và văn hóa của công ty. 
• Thảo luận với nhân viên và vai trò và công việc họ của trong công ty. 

Để đạt được mục tiêu của mình nhanh hơn, bạn có thể thực hiện chương trình cố vấn bằng cách đào tạo trực tuyến. 

Tại Gitiho, chúng tôi sử dụng hệ thống quản lý học tập Gitiho for Leading Business để đào tạo nhân sự của mình. Với nhân sự mới gia nhập công ty sẽ được cấp 1 tài khoản học tập, nhân sự có thể truy cập miễn phí hơn 500+ khóa học do công ty cung cấp để nâng cao kỹ năng của mình. Vào buổi đi làm đầu tiên, nhân sự sẽ bắt buộc phải tham gia các khóa học giới thiệu về công ty để hiểu hơn về nơi mà mình làm việc. 

Xem thêm: Onboarding là gì? Bí quyết để nhân sự mới sẵn sàng cống hiến hết mình

Bước 2: Lựa chọn người cố vấn

Không phải ai có kinh nghiệm, giỏi chuyên môn cũng đều trở thành một người cố vấn tốt. Nếu bạn lựa chọn người cố vấn không phù hợp, rất có thể họ sẽ coi việc cố vấn nhân viên là phần việc bổ sung và họ sẽ có suy nghĩ phản đối việc đào tạo tại nơi làm việc. Kết quả là, chương trình mentorship sẽ thất bại.  

Xem thêm: Đào tạo và phát triển nhân sự có vai trò và lợi ích gì?

“Chân dung” người cố vấn tốt thường là một người luôn hết lòng với công việc và với công ty, họ luôn thực hiện tốt công việc của mình và sẵn sàng chia sẻ kiến thức đến với mọi người. Vậy làm thế nào để xác định được người cố vấn? 

Rất đơn giản, bạn có thể quan sát và chú ý đến những người có xu hướng luôn cởi mở với việc chia sẻ, truyền đạt những kiến thức, cách làm cho nhóm hoặc mọi người trong công ty. Hoặc bạn có thể tham khảo một số tiêu chí mà Gitiho sử dụng để xác định một người cố vấn tốt: 

Họ giao tiếp với người nhân viên rất tôn trọng và không có khoảng cách giữa một người sếp/quản lý với một nhân viên. 

Giúp người được cố vấn hiểu được mục tiêu của họ trong thời gian thử việc. 

Họ luôn sẵn sàng chia sẻ kiến thức mà mình biết nếu được hỏi. 

Thường xuyên có các cuộc họp, trao đổi kiến thức với người được cố vấn và cung cấp các thông tin có sự phản hồi chi tiết. 

Luôn đồng hành, hỗ trợ và tin tưởng vào thành công của nhân sự. 

Bước 3: Đào tạo

Trước khi bắt đầu chương trình mentorship, bạn cần đảm bảo rằng người cố vấn có khả năng giao tiếp với nhân sự mới, đưa ra phản hồi và xây dựng kỹ năng của họ. Để đảm bảo họ đã sẵn sàng, một phương pháp phổ biến là thông qua quá trình đào tạo. 

Bước 4: Tạo động lực cho người cố vấn

Động lực của nhân viên là một yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất của bộ phận và toàn công ty. Để thúc đẩy người cố vấn đào tạo và phát triển nhân sự mới, có nhiều cách khác nhau như khuyến khích vật chất và phi vật chất. Sự lựa chọn phụ thuộc vào ngân sách cũng như tài chính của công ty. 

Thứ nhất, về động lực tài chính: 

Động lực vật chất như tăng lương hàng tháng hoặc thưởng cho người cố vấn nếu họ vượt qua thử việc. 

Đối với những công ty khởi nghiệp và đang trên đà tăng trưởng, văn hóa doanh nghiệp cũng chưa thật sự phát triển. Thường thì ở những công ty này, người cố vấn thường có khối lượng công việc khá nhiều và cách tốt nhất để ghi nhận sự đóng góp, nỗ lực của họ là đưa ra phần thưởng bằng tiền mặt. 

Tuy nhiên, người cố vấn có thể sẽ phải hướng dẫn nhiều nhân sự cùng một lúc, họ sẽ được thưởng nhiều hơn và cũng có thể sẽ ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo. Bên cạnh đó, vì phải dành nhiều thời gian cho việc cố vấn nên họ không có thời gian để thực hiện công việc của mình.

Thứ hai, về động lực phi vật chất: 

Động lực phi vật chất có thể là giấy chứng nhận, huy hiệu, sự ghi nhận từ người quản lý. Chính sự công nhận này sẽ khiến cho người cố vấn hạnh phúc hơn và có động lực để thực hiện tốt công việc của mình. 

Nhưng nếu một người cố vấn phải hướng dẫn nhiều nhân viên thì theo thời gian có thể họ sẽ bị kiệt sức và mệt mỏi. Từ đó khiến cho họ cảm thấy chán nản và có thể sẽ không gắn bó với công ty của bạn lâu dài. 

Xem thêm: Bật mí 10 cách khen thưởng nhân viên hiệu quả

Bước 5: Đo lường hiệu quả của chương trình mentorship

Cuối cùng, bạn nên chắc chắn về sự thành công của chương trình cố vấn. Nhưng làm thế nào bạn biết được nó có thực sự mang lại lợi ích cho nhân viên? Và quan trọng hơn là có đáng đầu tư thời gian, tiền bạc không? 

Biết cách đánh giá kết quả của chương trình mentorship chính là cách bạn biết được phương pháp đào tạo này có mang lại kết quả tốt hay không và làm thế nào để cải thiện nó trong tương lai. Dưới đây là một số cách để bạn tìm ra câu trả lời: 

1. Kiểm tra quá trình tiếp nhận nhân sự mới

Quá trình cố vấn nhân sự mới thường kéo dài tối đa khoảng 3 tháng nhưng trên thực tế, có thể sẽ mất nhiều thời gian hơn do đặc thù công việc và số lượng của dự án. 

Để đánh giá chương trình cố vấn một cách tốt nhất, bạn hãy xem xét nhân sự mới có làm việc hiệu quả, tiến bộ hơn sau khi triển khai chương trình cố vấn không. Nếu không, hãy tìm hiểu lý do tại sao. Để đánh giá chính xác, hãy hỏi nhân sự mới về suy nghĩ của họ trong quá trình cố vấn.

Xem thêm: 20+ cách tuyệt vời để cải thiện hiệu suất công việc

2. Thu thập phản hồi từ những người được cố vấn

Trực tiếp hỏi nhân sự mới xem họ có hài lòng với việc giới thiệu và sự hướng dẫn của người cố vấn không. Bạn có thể tham khảo ý kiến trực tiếp tại cuộc họp hoặc đưa ra các cuộc khảo sát online thông qua bảng hỏi. 

3. Kiểm tra kiến thức của người được cố vấn bằng các câu hỏi trực tuyến

Để biết chương trình mentorship có thật sự thành công và mang lại giá trị cho người học hay không thì cách tốt nhất là kiểm tra năng lực của người được cố vấn. Kiểm tra nhân viên đã tiếp thu được những gì, áp dụng vào công việc như thế nào bằng cách trả lời câu hỏi trực tuyến. 

Tại hệ thống quản lý học tập Gitiho For Leading Business, quản lý có thể tạo ra hệ thống các câu hỏi kiểm tra và thông báo đến nhân viên để họ thực hiện. Kết quả bài kiểm tra sẽ giúp bạn xác định được năng lực và những điểm yếu cần cải thiện của nhân viên. 

4. Thực hiện đánh giá năng lực 360 độ

Câu hỏi trắc nghiệm trực tuyến có thể giúp bạn đánh giá được kiến thức của nhân viên. Nhưng nếu bạn muốn biết được năng lực của họ một cách toàn diện, chẳng hạn như họ làm việc với khách hàng như thế nào, thì bạn có thể tiến hành đánh giá 360 độ. Điều này sẽ cho bạn biết liệu nhân viên đó có phù hợp với những yêu cầu mà công ty đưa ra hay không. 

Để đánh giá một cách khách quan nhất, bạn cần khảo sát ý kiến mà người được cố vấn làm thường xuyên làm việc cùng như đồng nghiệp, khách hàng, đối tác… đồng thời để nhân viên tự đánh giá chính bản thân mình.

Để giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, giảm chi phí đào tạo nhân sự, việc nuôi dưỡng đội ngũ nhân tài và giúp củng cố thương hiệu của nhà tuyển dụng thì một chương trình mentorship sẽ mang lại những lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp của bạn. 

Để đơn giản hóa chương trình Mentorship tại doanh nghiệp và giới thiệu nhân viên mới nói chung, bạn có thể sử dụng giải pháp Gitiho For Leading Business của nền tảng giáo dục trực tuyến Gitiho hàng đầu hiện nay. Nó sẽ giúp bạn thực hiện truyền tải chương trình đào tạo cho nhân sự, thực hiện cuộc khảo sát, câu hỏi trực tuyến và cho phép đào tạo nhân viên một cách dễ dàng, tiết kiệm và hiệu quả.