Cách đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo tại doanh nghiệp

Để thành công, mỗi một tổ chức, doanh nghiệp cần phải đào tạo nhân viên của mình. Đào tạo doanh nghiệp có thể là một chương trình tập trung vào việc trang bị cho nhân viên mới kiến thức cơ bản để làm việc. Hoặc đào tạo cũng có thể là chương trình chuyên sâu hơn để phát triển các kỹ năng cho đội ngũ nhân sự hiện tại, hướng đến việc thăng tiến trong tương lai. 

Theo thống kê, các doanh nghiệp Hoa Kỳ chi hơn 80 tỷ đô cho việc đào tạo nhân viên và chi tiêu toàn cầu cho hoạt động L&D tăng 400% trong 11 năm. Nhưng vấn đề không phải là chi bao nhiêu tiền mà điều quan trọng là việc đào tạo có hiệu quả như thế nào, cách nhân viên áp dụng kiến thức từ các chương trình đào tạo vào công việc mang lại giá trị gì cho nhân viên và doanh nghiệp? Vì vậy, việc đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo là vấn đề cực kỳ quan trọng với hầu hết công ty. 

Trong bài viết này Gitiho sẽ cung cấp cho bạn những cách để đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo chi tiết dưới đây:

Các mô hình để đánh giá hiệu quả đào tạo

Có nhiều mô hình để các tổ chức lựa chọn khi đánh giá hiệu quả đào tạo. 

1. Mô hình Kirkpatrick

Mô hình Kirkpatrick là công cụ được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay nhằm đánh giá hiệu quả đào tạo và thường là công cụ đầu tiên mà các tổ chức quan tâm và nghiên cứu. Được phát triển vào những năm 1950, mô hình Kirkpatrick bao gồm 4 cấp độ: 

Cấp độ 1: Sự hài lòng (Có hài lòng với chương trình đào tạo không?)

Đánh giá phản ứng của nhân viên đối với việc đào tạo. Phản hồi này thường được ghi lại thông qua các cuộc khảo sát hoặc bằng câu hỏi, phỏng vấn. 

Cấp độ 2: Tiếp thu kiến thức (Có học được kiến thức gì không?)

Đo lường kiến thức hoặc kỹ năng mà nhân viên được học trong quá trình đào tạo, có thể bao gồm việc kiểm tra hoặc thay đổi các chỉ số đo lường hiệu suất của nhân viên. 

Cấp độ 3: Áp dụng (Kiến thức đó có áp dụng vào công việc không, áp dụng như thế nào?)

Để đo lường chỉ số này thông thường sẽ thống kê các tác động của các chương trình đào tạo đến phương pháp làm việc của nhân viên, hành vi và thái độ. Điều này có thể được phát hiện thông qua các mẫu khảo sát tự đánh giá, báo cáo của người quản lý hoặc số liệu KPI của nhân viên. 

Cấp độ 4: Kết quả tạo ra (Khi áp dụng mang lại kết quả gì?)

Theo dõi kết quả sau quá trình đào tạo. Điều này có thể là giảm chi phí, cải thiện chất lượng công việc và tăng năng suất lao động, giữ nhân nhân viên. 

2. Phương pháp Phillips ROI

Được tạo ra vào năm 1980, phương pháp Phillips ROI được nhận xét là rộng hơn mô hình Kirkpatrick. Nó giống như 4 giai đoạn của mô hình Kirkpatrick với một số thay đổi cần thiết và 1 bước thứ 5 bổ sung.

Cấp độ 1: Phản ứng - Giống như mô hình Kirkpatrick

Cấp độ 2: Học tập - Giống như mô hình Kirkpatrick

Cấp độ 3: Ứng dụng và triển khai - Thay vì tập trung vào hành vi, phương pháp Phillips ROI mở rộng sang việc áp dụng và triển khai nhằm đảm bảo rằng những gì đã được học trong quá trình đào tạo được áp dụng và triển khai trong công việc. Nếu các vấn đề xảy ra sau quá trình đào tạo thì xem xét các vấn đề đó có phải do việc áp dụng sai lầm (đào tạo ban đầu) hay việc thực hiện không đúng (đào tạo trên công việc)?

Cấp độ 4: Tác động - Phân tích tác động của nội dung đào tạo cũng như các yếu tố khác góp phần vào hiệu suất cuối cùng của người tham gia.

Cấp độ 5: Lợi tức đầu tư (ROI) (Đầu tư 1 đồng vào L&D thì thu được mấy đồng?) - Trong khi Kirkpatrick đo lường kết quả đào tạo chống lại lợi nhuận kỳ vọng (ROE) thì Phillips áp dụng phân tích lợi ích chi phí để xây dựng các khoản đầu tư L&D có tạo ra giá trị hay không? 

3. Mô hình đánh giá chuyển đổi học tập (LTEM) 

Đây là một phương pháp đa tầng để đánh giá hiệu quả đào tạo, LTEM kết hợp việc học với việc áp dụng các kiến thức học được vào quy trình làm việc. Nó bao gồm tám cấp độ: 

Cấp độ 1: Điểm danh - Đăng ký khóa học

Cấp độ 2: Hoạt động - Sự quan tâm và chú ý của người học

Cấp độ 3: Nhận thức của người học - chuyên môn được người học tiếp thu như thế nào?

Cấp độ 4: Kiến thức - Kiến thức được truyền đạt cho người học như thế nào?

Cấp độ 5: Năng lực ra quyết định - Áp dụng kiến thức trong những trường hợp cụ thể trong quy trình làm việc. 

Cấp độ 6: Năng lực thực thi - Ghi nhớ kiến thức hoặc kỹ năng liên quan trong tình huống nhất định. 

Cấp độ 7: Chuyển hóa - áp dụng kiến thức hoặc kỹ năng thông qua sự hỗ trợ từ người khác hay làm việc độc lập. 

Cấp độ 8: Ảnh hưởng của việc chuyển hóa kiến thức - Đánh giá tác động của việc chuyển hóa kiến thức. 

LTEM kiểm tra nhiều yếu tố tạo nên toàn bộ trải nghiệm học tập. 

4. Phương pháp Success Case Method (SCM)

Phương pháp SCM sử dụng các cuộc khảo sát để đánh giá thành công, hạn chế, sự thiếu sót của một chương trình đào tạo. Có một số yếu tố đã giúp cho các người tham gia thành công trong quá trình đào tạo, trong khi nhân viên lại không thể nắm bắt hoặc áp dụng thông tin mới. Quản lý (SCM) có thể áp dụng cho từng mô-đun đào tạo cũng như toàn bộ chương trình. 

Nó bao gồm 5 bước như sau: 

Bước 1: Phác thảo một nghiên cứu thành công. 

Bước 2: Xác định những tiêu chuẩn cần thiết và tác động chương trình đào tạo mong muốn. 

Bước 3: Xây dựng các cuộc khảo sát để lường trước được các trường hợp tốt nhất và xấu nhất có thể xảy ra sau chương trình đào tạo.

Bước 4: Phỏng vấn người học để có các dữ liệu về trường hợp thành công và thất bại như thế nào?

Bước 5: Đúc rút ra những tiêu chí giúp tổ chức có thể thực hiện để tỷ lệ thành công cao hơn.

Phương pháp này sẽ giúp bạn hiểu rõ tại sao một chương trình đào tạo thành công hoặc không thành công dựa trên phản hồi từ nhiều người khác nhau. Nó có thể giúp xác định các rào cản ở hiện tại đối với sự thành công và các phương pháp giúp cải thiện trong tương lai.

5. Mô hình đánh giá CIPP

Được phát triển vào những năm 1960, CIPP gồm 4 nội dung chính và có thể áp dụng cho trước và sau đào tạo. CIPP nhằm mục đích liên kết đánh giá việc ra quyết định và cung cấp cơ sở để phân tích trong việc quản lý quy trình L&D. 

Trước khi đào tạo: 

• Context (Bối cảnh) - Mục tiêu của đào tạo là gì, và nó có phù hợp với hoạt động mở rộng hơn không? 
• Input (Đầu vào) - Bạn nên thực hiện phương pháp nào để thực hiện khóa đào tạo này?
• Process (Quy trình) - Quy trình đào tạo có đáp ứng nhu cầu hay không? 
• Product (Sản phẩm) - Chương trình này có thành công hay không? 

Sau khi đào tạo: 

• Context (Bối cảnh) - Chương trình đào tạo có giải quyết được nhu cầu của tổ chức không?
• Input (Đầu vào) - Nó có được thiết kết tốt không?
• Process (Quy trình) - Quy trình có thành công không?
• Product (Sản phẩm) - Chương trình có đạt được mục tiêu ban đầu không?

5 bước đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo

Đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo là một chức năng quan trọng của bộ phận L&D trong các tổ chức và doanh nghiệp. Hoạt động này đảm bảo rằng các chương trình đào tạo cung cấp các kỹ năng có giá trị thúc đẩy hoạt động kinh doanh và cải thiện trải nghiệm tại nơi làm việc của nhân viên và quản lý. Nó cũng giúp cho bộ phận L&D xác định được các vấn đề đào tạo có thể được cải thiện trong tương lai.

Dưới đây là các bước giúp bạn đánh giá chính xác và hiệu quả chương trình đào tạo của mình. 

Bước 1: Xác định rõ ràng mục tiêu đào tạo

Ngay từ bước đầu, bộ phận L&D cần phải xác định rõ ràng mục tiêu, mục đích mà các chương trình đào tạo hướng tới.

Một vài mục tiêu điển hình như:

Triển khai chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới hiệu quả. 

Đảm bảo vận hành an toàn.

Xác định và phát triển ứng viên nội bộ có tiềm năng lãnh đạo. 

Tăng năng suất và sử dụng hiệu quả nguồn nhân, vật lực hiện có. 

Thu hẹp các khoảng cách về công nghệ và chuẩn bị nhân viên cho việc tích hợp công nghệ mới.

Tăng doanh thu cho doanh nghiệp và mở rộng kinh doanh. 

Dù mục tiêu cụ thể của bạn là gì, việc xác định sớm mục tiêu sẽ giúp xác định được các số liệu học tập cần thiết để đánh giá mức độ hiệu quả của chương trình đào tạo cụ thể. Các mục tiêu đào tạo nên được liên kết với mục tiêu chung của doanh nghiệp

Bước 2: Lựa chọn mô hình phù hợp với doanh nghiệp

Như đã đề cập ở trên, có nhiều mô hình để giúp đánh giá hiệu quả đào tạo, mỗi mô hình đều có những cách tiếp cận khác nhau. 

Sử dụng một trong những mô hình ở trên cung cấp một phương pháp luận để đánh giá hiệu quả đào tạo chính xác. 

Các tổ chức nên nghiên cứu các mô hình khác nhau có sẵn và lựa chọn mô hình phù hợp nhất.

Bước 3: Xác định số liệu học tập có quyết định đến việc đánh giá hiệu quả đào tạo

Có nhiều cách để đo lường chỉ số học tập và cả việc học (những gì đã học được), sự chuyển giao học tập (áp dụng kiến thức vào công việc). Cho dù bạn áp dụng mô hình nào, bạn cũng cần chỉ ra các chỉ số đo lường hiệu quả đào tạo

Một vài chỉ số đo lường hoạt động đào tạo như:

Tỷ lệ hoàn thành khóa học

Chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên

Tỷ lệ hoàn thành các bài kiểm tra

Mức tăng doanh thu

Tỷ lệ nhân sự không học

Tỷ lệ vượt qua bài đánh giá và điểm đánh giá

Hiệu suất làm việc của nhân viên sau đào tạo

Những chỉ số có xu hướng liên quan đến việc thay đổi hành vi học tập hoặc liên kết các cải thiện (đánh giá xem sự cải thiện đó có thể được liên kết trực tiếp với việc tham gia và hoàn thành chương trình đào tạo không).

Để đánh giá sự thay đổi hành vi sau đào tạo, bạn cần có một đường cơ sở để so sánh. Điều này phải theo dõi KPI trong suốt thời gian làm việc của nhân viên và đo lường tác động của các chương trình đào tạo cụ thể.

Xem thêm: Tìm hiểu 10 chỉ số đào tạo nhân viên mà các HR nên biết

Bước 4: Thu thập dữ liệu

Độ chính xác của số liệu học tập sẽ phản ánh hiệu quả thực tế của chương trình đào tạo và chúng được xác định bởi chất lượng dữ liệu mà bạn thu thập. Có nhiều phương pháp bạn có thể sử dụng để thu thập dữ liệu hiệu quả đào tạo, bao gồm:

Phiếu đánh giá đào tạo được hoàn thành bởi người học sau một buổi học cụ thể hoặc sau khi kết thúc toàn bộ khóa học. 

Phỏng vấn nhân viên để hiểu rõ trải nghiệm học tập của nhân viên. 

Các nhóm tập trung gồm một số ít người tham gia để tạo ra thông tin chi tiết về chương trình đào tạo mà không phải phỏng vấn nhân viên một cách riêng lẻ.

Quan sát nhân viên sau đào tạo để xác định bất kỳ sự thay đổi nào trong hành vi. 

Sử dụng công cụ đo lường được tích hợp trong hệ thống quản lý học tập và hệ thống trải nghiệm học tập để theo dõi nhân viên trong quá trình học tập. 

Hiện nay các doanh nghiệp, tập đoàn tại Việt Nam đang dần chú trọng và tập trung vào L&D, có thể kể đến như Viettel, FPT, Bảo hiểm quân đội MIC, Masan Group, Vinamilk, Vingroup, Vietinbank, Vietcombank, Momo… nhằm nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Một trong số đó như ngân hàng Vietinbank, Vietcombank đã bật mí thành công của việc đào tạo và phát triển là lựa chọn hệ thống LMS của “Gitiho for Leading Business”. 

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ GITIHO for Leading Business tại đây:

Doanh nghiệp sẽ sở hữu một hệ thống đào tạo riêng với 500+ khóa học chất lượng từ các chuyên gia hoặc được tạo ra bởi tổ chức. Mỗi nhân viên sẽ có một tài khoản để học tập, có thể học các khóa kỹ năng mềm, học khóa liên quan đến chuyên môn hoặc học theo lộ trình học tập được thiết lập bởi bộ phận L&D. Sau khi hoàn thành khóa học, nhân viên sẽ phải làm những bài thi để kiểm tra kiến thức và đánh giá năng lực. 

Với hệ thống quản lý học tập LMS của Gitiho for Leading Business, bộ phận L&D có thể dễ dàng đo lường chỉ số học tập, thu thập dữ liệu và có những phân tích khách quan, chính xác nhất về người học.  

Bước 5: Phân tích dữ liệu

Bước cuối cùng là phân tích tất cả các dữ liệu được thu thập và đưa ra kết luận về tác động của nó đối với những người tham gia. Khi phân tích sẽ cho bạn biết những gì nhân viên học và cách họ áp dụng thông tin đào tạo trong công việc. Những dữ liệu này cũng như một chuẩn mực để sánh với các chương trình đào tạo trong tương lai.

Một kết quả khi phân tích dữ liệu và thu thập thông tin về hiệu quả đào tạo là tìm cách chứng minh rằng hiệu suất nhân sự tăng lên là kết quả của việc đào tạo. 

Ví dụ: Doanh thu doanh nghiệp tăng khi một chương trình đào tạo mới được hoàn thành. Để quyết định thành công đó thuộc về khóa học, bạn cần phải xác định mối liên hệ trực tiếp giữa 2 yếu tố là khóa đào tạo đã làm tăng doanh thu, không phải là sự ngẫu nhiên. Điều này yêu cầu bạn phải phân tích dữ liệu, sự theo dõi và đánh giá để xác định mối quan hệ này.  

Vai trò của việc đo lường hiệu quả đào tạo?

Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu

Các số liệu đánh giá hiệu quả đào tạo cung cấp dữ liệu cần thiết cho việc ra quyết định. Số liệu đo lường học tập giúp tổ chức, doanh nghiệp ra quyết định sáng suốt và xác định được những ảnh hưởng mà mỗi chương trình đào tạo mang lại.

Ngoài ra, dữ liệu đào tạo cũng loại bỏ được sự cảm quan cá nhân, ngăn chặn được những quyết định đưa ra dựa trên những yếu tố chưa được xác thực, từ đó chứng minh được giá trị của chương trình đào tạo. 

Dữ liệu được sử dụng để cải thiện việc ra quyết định có thể bao gồm:

Liên kết các chương trình đào tạo với chỉ số đo lường hiệu quả tài chính. Có nghĩa là đánh giá tác động của chương trình đào tạo đến hiệu suất tài chính của tổ chức, bằng cách theo dõi các chỉ số như lợi nhuận, doanh thu, tỷ suất sinh lời… Điều này giúp đánh giá được chương trình đào tạo có đóng góp tích cực đến hiệu suất tài chính cho doanh nghiệp không. 

Đánh giá hiệu quả đào tạo theo thời gian và thực hiện những thay đổi khi cần thiết.

So sánh hiệu suất L&D với các đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực. 

Gia tăng hiệu suất làm việc của nhân sự

Kết quả từ khảo sát của Bersin by Deloitte cho thấy các tổ chức học tập hiệu suất cao sở hữu đội ngũ nhân sự có năng suất cao hơn 37% so với các doanh nghiệp khác.  Đào tạo giúp người học làm tốt hơn nhiệm vụ của mình trong tổ chức và kết quả quan trọng cuối cùng là cải thiện động lực và năng suất làm việc. Một đội ngũ nhân sự thực thi tốt sẽ tạo ra nhiều giá trị, từ đó đem lại nhiều thành công cho doanh nghiệp. 

Nhân viên hài lòng hơn với môi trường làm việc

Đào tạo cũng làm tăng sự hài lòng của nhân viên, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc và mang lại nhiều lợi ích như: 

Tăng sự hiểu biết và đánh giá cao của nhân viên đối với công việc của họ. 

Cho phép nhân viên tự chủ trong công việc và cơ hội tự lãnh đạo, quyết định trong công việc của mình. 

Giúp nhân viên giảm Stress trong môi trường làm việc. 

Phát triển năng lực thực thi của nhân sự giúp họ hài lòng hơn với kết quả của mình và tăng khả năng xử lý công việc.

Một nghiên cứu đã chứng minh mối liên hệ giữa các chương trình đào tạo thành công với sự hài lòng của nhân viên khi tham gia. Các cuộc khảo sát tại Hoa Kỳ cho thấy 92% nhân viên tin rằng đào tạo có tác động hiệu quả tích cực đến sự đóng góp của họ tại nơi làm việc. 

Báo cáo học tập tại nơi làm việc của Linkedin năm 2022 cũng cho thấy học tập là động lực số 1 để tăng sự tham gia của nhân viên và tạo ra văn hóa học tập xuất sắc tại nơi làm việc. 

Giữ chân nhân viên hiệu quả

Theo một báo cáo của Linkedin cho thấy 94% nhân sự sẽ ở lại một công ty lâu hơn nếu công ty đầu tư vào sự phát triển sự nghiệp của họ. 

Khi nhân sự gắn bó lâu dài doanh nghiệp sẽ giảm được chi phí tuyển dụng, nhân viên sẽ phát huy mọi kiến thức trong sự phát triển của doanh nghiệp. Từ đó giúp cho các hoạt động diễn ra một cách trôi chảy.

Dễ dàng thuyết phục các nhà quản lý

Rất nhiều nhà quản lý hiện nay không coi trọng hoạt động L&D, bởi nghĩ rằng L&D tốn chi phí và nó chỉ cần thiết để đào tạo hội nhập cho nhân viên mới. Họ nghĩ rằng L&D chỉ có vai trò hỗ trợ quá trình kinh doanh chứ không làm nâng cao hiệu suất hoạt động của tổ chức. 

Trên thực tế, L&D có thể trở thành lợi thế cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trên thị trường. 

49% các chuyên gia L&D cho biết  rằng thuyết phục các nhà quản lý đầu tư cho hoạt động đào tạo là 1 trong 3 thử thách hàng đầu của họ.

Các dữ liệu hiệu quả đào tạo cho phép thể hiện được giá trị của họ và chỉ ra kết quả có thể đo lường được dựa trên các chỉ số trong quá trình học tập. Từ đó có thể dễ dàng thuyết phục các nhà quản trị.

Giảm các lỗ hổng kỹ năng làm việc

Với sự chuyển đổi sang nền kinh tế số, sự gia tăng của đại dịch dẫn đến sự chênh lệch giữa kỹ năng người lao động có và kỹ năng doanh nghiệp cần ngày càng cao.

Nghiên cứu của McKinsey cho thấy có 87% các tổ chức dự kiến sẽ gặp vấn đề về lỗ hổng kỹ năng trong những năm mới, với 43% nói rằng hiện tại đang gặp phải vấn đề trên. Ngoài ra, các tổ chức đang gặp khó khăn về việc cải thiện kỹ năng cho nhân viên. 

Phòng tổ chức thương mại Hoa Kỳ cho thấy 74% các nhà quản lý tuyển dụng không tìm kiếm được những ứng viên có kỹ năng chuyên môn và năng lực trong lĩnh vực cụ thể. 

Các tổ chức có thể đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo sẽ khắc phục được “lỗ hổng kỹ năng” bằng cách củng cố những kiến thức mà nhân viên thiếu. 

Xem thêm: 9 xu hướng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 2023 và tương lai

Tuy nhiên, hiệu suất của một tổ chức được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau như chiến lược kinh doanh, môi trường làm việc, quản lý, đổi mới công nghệ… Vì vậy, không phải lúc nào chương trình đào tạo cũng quyết định sự thành công của doanh nghiệp. 

Xem thêm: 7 bước xây dựng chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả