28 khóa học Hành chính nhân sự

Giá khóa học

Hành chính nhân sự là một bộ phận trong các Công ty đảm nhận các công việc liên quan giữa “hành chính” và “nhân sự”. Có thể nói đây là một trong những bộ phân vô cùng quan trọng giúp duy trì, phát triển sự ổn định của bất cứ công ty nào. Công việc chính của người làm hành chính nhân sự bao gồm: lập kế hoạch, quản lý các hoạt động nội bộ trong và ngoài công ty như du lịch, tổng kết cuối năm, cuối tháng,…

Khi hoạt động kinh doanh còn hạn chế bộ phận này sẽ đồng thời hỗ trợ bộ phận kế toán, theo dõi quá trình làm việc của nhân sự, hỗ trợ các vấn đề liên quan đế lương thưởng, chính sách phúc lợi cho nhân viên. Một công ty có môi trường làm việc thoải mái hay không? Lợi ích của nhân viên? Sự gắn kết của nhân viên với các phòng ban có tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào người làm hành chính nhân sự.

Vai trò của Hành chính Nhân sự

Quản lý các loại hồ sơ, giấy tờ: đây là một trong những bộ phận làm việc trực tiếp với toàn bộ hồ sơ, giấy tờ cơ bản và quan trọng của công ty. Người làm việc trong bộ phân này có trách nghiệm gửi đến, gửi đi, lưu trữ xử lý theo thẩm quyền được giao. Ngoài ra các loại đơn xin việc, đơn xin nghỉ việc, đơn xin nghỉ phép, giấy báo ốm, đơn giản trình các loại biên bản bàn giao công việc, đồ đạc cho nhân sự cũng được nhân viên hành chính nhân sự tiếp nhận.

Đồng thời bộ phận này cũng đảm nhiệm chức năng theo dõi và quản lý các văn bản liên quan đến chế độ lương thưởng của nhân sự công ty

Công việc lễ tân: Nhân viên hành chính nhân sự đồng thời cũng có vai trò làm các công việc liên quan đến lễ tân như chào đón khách mời, khách hàng của công ty đồng thời tổ chức các chương trình sự kiện giúp thúc đẩy tinh thần làm việc và gắn kết nhân viên.

Quản lý tính lương: Công việc tính lương hàng tháng cho nhân viên cũng do nhân viên hành chính nhân sự phụ trách. Chính vì vậy nhân sự cần theo dõi chi tiết quá trình làm việc, theo dõi chi tiết bảng chấm công và KPI liên quan để tính lương thưởng hàng tháng để thanh toán cho nhân sự một cách nhanh chóng và kịp thời nhất.

Quản lý tài sản, thiết bị: Theo dõi, quan sát cũng như tiếp nhận các phản hồi của nhân viên về máy móc, thiết bị để có biện pháp xử lý và bào trì phù hợp cho các thiết bị, trong trường hợp thiết bị, máy móc bị hư hỏng cần thay thế, bộ phận hành chính nhân sự sẽ lập đề xuất mua máy, thiết bị mới. Từ đó không gây ảnh hưởng đến hiệu quả cũng như hiệu suất công việc của nhấn sự trong công ty. Theo dõi, quản lý, bàn giao bàn giao máy móc thiết bị thuộc quyền sở hữu của Doanh nghiệp cho các bộ phận hoặc nhân sự có liên quan.

Kê khai và bổ sung mua mới văn phòng phẩm theo yêu cầu của các bộ phận khác hàng tháng.

Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính nhân sự

Là một trong những bộ phận có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp Phòng Nhân sự có có vị trí được phân chia công việc rõ ràng, cụ thể để đảm bảo thực hiện các chức năng một cách hiệu quả nhất. Cơ cấu của Phòng Nhân sự sẽ được tổ chức như sau:

- Bộ phận tuyển dụng: Đây là bộ phận có vai trò tìm kiếm tuyển dụng nhân sự cho tất cả các bộ phận trong công ty khi có đề xuất, yêu cầu. Khi nhận được đề xuất và yêu cầu từ các bộ phận khác, HCNS sẽ lên kế hoạch tuyển dụng thông qua các mối quan hệ, qua mạng xã hội, các Website tìm việc làm. Để tuyển được người có năng lực và phù hợp thì người làm HCNS cần phải hiểu rõ được yêu cầu tuyển dụng của từng bộ phận khác nhau.

- Phòng Lương thưởng và Phúc lợi (C&B): chịu trách nhiệm xây dựng và phát triển hệ thống, chính sách lương thưởng hấp dẫn cho toàn công ty làm sao để đảm bảo cân bằng giữa quyền lợi của người lao động và người thuê lao động.  Để có thể làm tốt vai trò vị trí này người làm C&B phải nắm rõ các quy định, chính sách, luật lao động hiện hành.

- Bộ phận hành chính: Ở bộ phận này thì người làm Hành chính nhân sự sẽ có vai trò quản lý, lưu trữ và xử lý các giấy tờ, tài liệu, thư từ, thông báo, trang thiết bị, tài sản của công ty... Ngoài ra, đây cũng là bộ phận có vai trò sắp xếp các cuộc gặp mặt với đối tác, các cuộc họp trong công ty…

- Bộ phận đào tạo và phát triển nhân sự: Nhằm mục đích tăng hiệu quả công việc, bên cạnh việc tuyển dụng, họ sẽ chịu trách nhiệm đào tạo và phát triển nhân viên. Từ đó, xây dựng nền tảng để nhân viên phát triển bản thân và có cơ hội thăng tiến trong công việc.

Bên cạnh việc tuyển dụng thì bộ phận này cũng sẽ có vai trò quan trọng trong việc tăng hiệu quả công việc cho nhân sự, phòng ban này sẽ có trách nhiệm đào tạo và phát triển nhân sự để nhân sự có sự phát triển bản thân tốt hơn và có cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn trong công việc.

Hành chính nhân sự cần học những kỹ năng gì?

Trình độ chuyên môn: để làm nghề hành chính nhân sự tốt thì bạn cần nắm vững các kiến thức như bảo hiểm, tính lương, tính thuế, tuyển dụng, làm các văn bản hành chính,… những kiến thức này không chỉ giúp bạn thuận lợi hơn trong công việc hiện tại mà còn giúp bạn thăng tiến nhanh hơn trong công việc.

Giao tiếp tốt, linh hoạt trong xử lý tình huống

Một đặc trưng của nghề HCNS là sẽ phải thường xuyên giao tiếp với ứng viên, nhân viên, quản lý, ban lãnh đạo công ty, đối tác và thậm chí cả khách hàng. Chính vì vậy đây chính là một yếu tố quan trọng có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quản công việc của vị trí này. Người làm HCNS có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ có thể kết nối nhân viên, các phòng ban với ban giám đốc và lãnh đạo.

Kỹ năng xử lý tình huống: Dù ở bất kỳ công ty nào dù lớn hay nhỏ thì những xích mích, xung đột là điều không thế tránh khỏi. Khi đó bộ phận HCNS sẽ là bộ phận đi đầu trong việc xử lý các xích mích và xung đột này để tránh gây ra các chia rẽ trong nội bộ gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc nói riêng và tập thể công ty nói chung. Nếu bạn có kỹ năng này thì sẽ là một điểm cộng trong nghề nghiệp của bạn đó.

Đảm nhiệm nhiều chức năng: Hầu hết bộ phận nhân sự trong các doanh nghiệp hiện nay đều đảm nhiệm nhiều chức năng và công việc khác nhau. Chính vì thế nhân sự tham gia vào vị trí này cần trang bị trong mình kỹ năng này sẽ là một điểm cộng lớn.

Kỹ năng tổ chức: Bên cạnh các công việc đặc thù như quản lý văn bản, chính sách, tài liệu và con người thì người làm HCNS cần trang bị thêm cho bản thân kỹ năng tổ chức, quản lý tốt bởi đôi khi trong công việc người làm HCNS sẽ tham gia hoặc hỗ trợ tổ chức các sự kiện, hoạt động truyền thông của công ty… Chính vì vậy nếu bạn muốn thăng tiến nhanh ở vị trí này thì không thể không có kỹ năng tổ chức.

Kỹ năng tin học văn phòng: Có thể nói rằng đây là một trong những kỹ năng quan trọng bâc nhất với người làm nghề HCNS. Bởi phần lớn mọi công việc của người làm nhân sự đều làm việc khá nhiều đến bảng tính, văn bản hành chính, thuyết trình, dữ liệu, tính lương…

Kỹ năng ngoại ngữ (tiếng Anh): Bộ phận này được coi là bộ mặt của công ty, bộ phận gần như tiếp xúc đầu tiền với nhân sự, quản lý, khách hàng… Chính vì vậy khả năng sử dụng ngoại ngữ sẽ là một ưu thế giúp ích người làm HCNS.

Trau dồi đạo đức nghề nhân sự: Vị trí HCNS chính là vị trí được tiếp xúc làm việc với nhiều thông tin quan trọng của công ty, chính vì vậy bạn cần phải bảo mật mọi thông tin được biết đến tránh để lọt ra ngoài cho đối thủ được biết đến sẽ gây ra những tổn thất lớn cho công ty.

Nhanh nhẹn, nhạy bén và ham học hỏi: Ở bất cứ công việc nào tinh thần ham học hỏi, mong muốn cầu thị phát triển bản thân là điều cần thiết. Ở nghề HCNS cũng không phải là một ngoại lệ. Việc có thể xử lý, đảm nhận nhiều nhiệm vụ và quản lý công việc hiệu quả sẽ phụ thuộc vào sự nhạy bén và nhanh nhẹn của bạn đó.

Tỉ mỉ, chú ý đến từng chi tiết nhỏ: Đặc thù công việc tiếp xúc với nhiều văn bản quan trọng như thuế, chính sách, lương thưởng… Chính vì thế, bạn cần rèn luyện cho bản thân tính cẩn thận, tỉ mỉ đến từng chi tiết dù là nhỏ nhất.

Cơ hội nghề nghiệp Hành chính Nhân sự

Vì là vị trí quan trọng nên bất kỳ công ty nào cũng có bộ phận nhân sự nên tin tuyển dụng nhân sự luôn xuất hiện ở tất cả các kênh mạng xã hội. Hành chính Nhân sự sở hữu mức lương khá cao do giữ vai trò quan trọng, đảm nhiệm nhiều vị trí và hầu như hội tụ nhiều kỹ năng, thường dao động từ 8 triệu đến 15 triệu. Nếu bạn có năng lực, kiến thức vững chắc và nắm chắc các kỹ năng cần thiết, cơ hội thăng tiến lên vị trí trưởng phòng với mức lương 15 triệu - 20 triệu.

Đây là một trong những bộ phận nòng cốt, đa chức năng, đa nhiệm vụ có vai trò quan trọng ở trong bất cứ công ty nào chính vì vậy mức lương ở công việc này thường trong khoảng 8.000.000đ – 15.000.000đ. Nếu bạn có năng lực và kiến thức tốt bạn sẽ có cơ hội thăng tiến lên vị trí trưởng phòng với mức lương từ 20.000.000đ – 30.000.000đ, thậm chí nếu xuất sắc hơn bạn có thể thăng tiến lên vị trí giám đốc nhân sự với mức lương từ 30.000.000đ – 50.000.000đ.

Đăng ký ngay các khóa học Hành chính Nhân sự tại Gitiho ngay hôm nay.

Xem thêm
@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội