6 bước đào tạo nhân viên từ xa các quản lý cần nắm rõ

Đào tạo nhân viên từ xa đã trở thành xu hướng trên toàn thế giới sau đại dịch Covid-19. Nhưng bạn có biết rằng, hình thức đào tạo này đã có từ rất lâu và nó phát triển mạnh mẽ trong nhiều thập kỷ qua? 

Trước đại dịch, các công ty đã nhận ra đào tạo truyền thống không còn cần thiết và phù hợp như trước. Bởi nhiều nghiên cứu cho thấy hình thức này không mang lại hiệu quả về thời gian, chi phí, lưu trữ kiến thức… 

Trong khi đó, đào tạo từ xa đem lại nhiều lợi ích thiết thực và trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho nhiều doanh nghiệp. Vậy đào tạo từ xa mang lại lợi ích gì và quy trình thực hiện như thế nào? Câu trả lời có trong bài viết dưới đây của Gitiho!

Đào tạo nhân viên từ xa là gì?

Đào tạo nhân viên từ xa hay còn được gọi là học từ xa, là hình thức nâng cao kỹ năng và chuyên môn cho đội ngũ nhân viên, cho dù họ ở đâu. 

Công ty sẽ cung cấp các khóa học, chương trình đào tạo, tài liệu học tập cho nhân viên mà không cần họ phải tập trung tại một địa điểm cụ thể để học tập. Thay vì phải tham gia vào các lớp học truyền thống, nhân viên được học tập thông qua các công cụ và hệ thống học tập như hệ thống quản lý học tập, hệ thống quản lý đào tạo… 

Lợi ích của việc đào tạo nhân viên từ xa

Ngày càng có nhiều công ty nhận thấy lợi ích của việc đào tạo từ xa, một trong số đó là:

1. Tiết kiệm chi phí

Ưu điểm rõ nhất của việc đào tạo nhân sự từ xa chính là hiệu quả về mặt tài chính. Đầu tiên, bạn cắt giảm được chi phí thuê người đào tạo để hướng dẫn trực tiếp cho đội ngũ nhân viên của mình. Với những người hướng dẫn giỏi, nổi tiếng, có chuyên môn cao thì chi phí chi trả thường rất cao, lên đến vài chục đến vài trăm triệu đồng. 

Thứ hai, để tham gia vào việc đào tạo từ xa thì nhân viên chỉ cần có máy tính, laptop hoặc thiết bị di động có kết nối internet. Trong khi đó, đây là điều kiện mà nhân viên nào cũng có thể đáp ứng được. Hiện trên thế giới có khoảng 4.6 tỷ người có điều kiện truy cập internet. Việc này đơn giản hơn so với việc tổ chức các lớp học truyền thống và tạo không gian học tập. 

Thứ ba, việc đào tạo nhân viên từ xa cũng không cần quá nhiều tài liệu học tập hay cần có sách vở, từ đó giúp công ty loại bỏ được chi phí in ấn, một chi phí khá tốn kém. Người ta ước tính rằng có tới 3% doanh thu hằng năm được chi trả cho việc này. 

2. Linh hoạt trong học tập

Theo nghiên cứu, 96% nhân viên muốn có sự linh hoạt trong việc học của mình, tuy nhiên chỉ có 47% nhân viên nhận được điều này. 

Sự linh hoạt chính là nhân viên được học tập không phụ thuộc vào khung thời gian gò bó nào, họ muốn được học theo cách của riêng họ. Ngoài ra, một trong những đặc điểm nổi bật của việc đào tạo từ xa là nó cho phép nhân viên hoàn thành việc học theo tốc độ của riêng họ và xoay quanh lịch trình cá nhân của họ. 

3. Tiết kiệm thời gian

Thực tế cho thấy rằng đào tạo nhân viên từ xa tiết kiệm thời gian đáng kể bởi:

Không nhất thiết phải di chuyển đến địa điểm cụ thể để tham gia lớp học hay buổi đào tạo. Bạn được phép tự tạo không gian để học tập ngay chính trong nhà của mình mà không phải đối mặt với cảnh tắc đường hay mưa gió, nắng nóng. 

Bạn có thể tự do lựa chọn thời gian học tập phù hợp với lịch trình cá nhân của bạn miễn là bạn đảm bảo hoàn thành chương trình học. 

4. Thân thiện với môi trường

Theo một nghiên cứu, năm 2018, có 28% tổng lượng khí thải nhà kính đến từ giao thông. Vì khi mọi người được đào tạo từ xa, họ sẽ hạn chế được việc di chuyển đến bất cứ đâu. 

Đào tạo từ xa theo quy mô lớn giúp giảm lượng khí thải carbon, chỉ cần số người di chuyển trong một vài ngày hoặc một vài tuần ít đi có thể làm giảm được 54 triệu tấn khí thải nhà kính. Tương đương với việc loại bỏ 10 triệu ô tô trên đường trong 1 năm. 

Xem thêm: E-learning là gì? Khám phá từ A – Z phương pháp đào tạo E-learning

Thách thức của việc đào tạo từ xa

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, việc đào tạo từ xa vẫn còn tồn tại một số thách thức như:

1. Thiếu sự giám sát trực tiếp

Một thách thức rõ ràng nhất của việc đào tạo từ xa chính là thiếu sự giám sát trực tiếp từ quản lý. Một số nhân viên sẽ không tập trung và chăm chỉ học tập, quản lý cũng sẽ không biết được nhân viên có đang thật sự học tập hay không. 

Trong một số trường hợp cần sự tư vấn, giải đáp thắc mắc thì nhân viên sẽ không nhận được câu trả lời một cách kịp thời và trực tiếp mà chỉ được hỗ trợ thông qua online. Như vậy, vấn đề sẽ không được rõ ràng và mất nhiều thời gian hơn để người học nhận được câu trả lời. 

2. Khó tập trung

Khi học từ xa, có nhiều khả năng bạn sẽ bị chệch hướng khỏi các hoạt động khác như mạng xã hội hoặc nghe nhạc, xem phim, ăn vặt… Những sự phân tâm đó làm giảm hiệu quả của việc học và gây ra sự lãng phí thời gian. Vì vậy bạn nên xác định được mục đích, mục tiêu học tập và cố gắng cải thiện sự tập trung của mình. 

Xem thêm: Bật mí 5 cách để tập trung học hiệu quả, dễ áp dụng

3. Hạn chế sự tương tác và tạo động lực

Sự thiếu động lực học tập và tương tác cũng là một vấn đề khi học từ xa. Khi không được giao tiếp trực tiếp, nhân viên thường cảm thấy cô đơn và thiếu hứng thú, động lực để tham gia học tập.

Vì vậy, trước những thách thức, khó khăn trên, tổ chức cần đầu tư vào hệ thống quản lý học tập để toàn bộ nhân viên trong tổ chức được cùng học tập trên một nền tảng. Đồng thời, việc đào tạo và hướng dẫn nhân viên sử dụng các công cụ và tính năng trên nền tảng học tập cũng rất cần thiết để họ vượt qua những khó khăn kỹ thuật cũng như tận dụng tối đa ưu điểm của hình thức đào tạo này.

Hướng dẫn chi tiết cách tổ chức đào tạo nhân viên từ xa

Có rất nhiều cách khác nhau để thiết lập hình thức đào tạo nhân viên từ xa và lựa chọn quy trình phù hợp nhất với bạn. Dưới đây là các bước tổ chức đào tạo từ xa chi tiết và hiệu quả nhất đã được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng, mời bạn tham khảo:

1. Xác định mục tiêu đào tạo

Vấn đề nào cần được quan tâm và cải thiện trong tổ chức của bạn? Việc thiết lập mục tiêu đào tạo đảm bảo được rằng chương trình đào tạo phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty và nhân viên cảm thấy được những gì mà học học và áp dụng đóng góp vào thành công chung của doanh nghiệp. 

Sử dụng mục tiêu SMART để tạo nên các mục tiêu học tập cụ thể và có thể đo lường được khi thực hiện chương trình đào tạo phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp và nhu cầu của nhân viên. 

S - Specific: cụ thể và xác định được

M - Measurable: có thể đo lường được để theo dõi tiến độ và xác định được có hiệu quả hay không

A - Attainable: có khả năng thực hiện được

R - Relevant: phù hợp với tình hình thực tế

T - Time bound: có thời hạn hoàn thành rõ ràng

2. Khảo sát và đánh giá nhu cầu học tập

Ở bước này, bạn sẽ tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo và phân tích lỗ hổng kỹ năng của nhân viên. 

Những đánh giá giá này có thể thực hiện thông qua các cuộc khảo sát trực tuyến, phỏng vấn, đánh giá 360 độ, đánh giá dữ liệu hiệu suất của nhân viên và phân tích phản hồi của người quản lý.

3. Chọn phương thức đào tạo nhân viên từ xa

Phương thức đào tạo phù hợp sẽ dựa trên nhu cầu của công ty bạn, mục tiêu học tập và phong cách học tập của nhân viên cũng như ngân sách của tổ chức. Điều này bao gồm như microlearning, blended learning, social learning, adaptive learning, game-based learning… 

Ví dụ như với hình thức microlearning, đây là phương pháp đào tạo chia nhỏ kiến thức thành những đơn vị nhỏ hơn, vừa đủ tiếp thu để tăng khả năng tiếp thu và ghi nhớ của người học. Đây cũng là hình thức thiết kế bài giảng được Gitiho áp dụng vào các bài giảng của mình, mang lại hiệu quả học tập cao cho học viên. 

4. Lựa chọn công cụ, hệ thống quản lý học tập cần thiết

Mặc dù bạn có thể triển khai chương trình đào tạo từ xa bằng cách sử dụng Skype để làm nền tảng liên lạc và kết nối, bảng tính Excel để theo dõi nhân sự hay dùng Powerpoint để thiết kế nội dung đào tạo nhưng đó vẫn chưa phải là sự lựa chọn tốt nhất? 

Bởi như vậy rất khó để kiểm soát và theo dõi tiến độ học tập của nhân sự, bạn sẽ không thể biết được nhân sự có đang học tập không và học như thế nào? 

Một công cụ quản lý học tập sẽ giúp bạn:

Thêm hàng loạt nhân sự tự động vào hệ thống

Dễ dàng tạo và quản lý khóa học

Thiết kế lộ trình học tập cho từng nhân sự hoặc cho từng phòng ban

Tạo câu hỏi kiểm tra đánh giá năng lực cho nhân viên

Theo dõi hành vi học tập của nhân viên thông qua các chỉ số như khóa học, thời gian học, kết quả kỳ thi… 

… 

Theo thống kê trên thế giới về LMS và E-learning cho biết: 

Số lượng người dùng LMS ước tính đến hiện tại là 73.8 triệu người

Hơn 40% công ty trong danh sách Fortune 500 sử dụng E-learning để đào tạo nhân viên của họ

Trung bình có 90% công ty sử dụng hệ thống LMS vào năm 2021, tăng từ 84% vào năm 2020

Thống kê năm 2021 cho biết có khoảng 98% các công ty lớn hiện đang sử dụng LMS để tổ chức đào tạo cho nhân viên của mình

Với những tính năng nổi bật và khả năng báo cáo tự động, hệ thống LMS hứa hẹn trở thành giải pháp đào tạo nhân sự cho các doanh nghiệp hiện nay. 

Một trong những hệ thống LMS được nhiều tổ chức lựa chọn để thực hiện việc đào tạo có thể kể đến Gitiho for Leading Business của nền tảng giáo dục trực tuyến Gitiho. Hệ thống có sẵn hơn 500+ khóa học đa lĩnh vực với nội dung chất lượng, giảng viên có chuyên môn cao và có thể áp dụng vào công việc của mình một cách hiệu quả. Nhờ đó bạn không cần phải tự thiết kế khóa học cho nhân viên của mình mà có thể sử dụng các khóa học có sẵn của Gitiho. 

XEM CHI TIẾT VỀ GIẢI PHÁP GITIHO FOR LEADING BUSINESS

5. Thực hiện đào tạo

Đây là lúc bạn cần triển khai chương trình đào tạo từ xa trong toàn bộ tổ chức. Nếu sử dụng hệ thống quản lý học tập LMS thì bạn chỉ cần đăng tải các khóa học lên hệ thống và phân loại chúng vào những danh mục như tin học văn phòng, kỹ năng mềm, kế toán, hành chính nhân sự, dữ liệu… Sau đó thêm danh sách nhân viên và bắt đầu thực hiện việc đào tạo. 

Nhân viên sẽ có quyền truy cập vào các khóa học và lựa chọn các khóa học theo nhu cầu học tập. Ngoài ra, bộ phận quản lý cũng có thể chỉ định nhân viên học các khóa mà họ yêu cầu để phục vụ cho công việc hay dự án nào đó mà nhân viên đang thực hiện. 

6. Theo dõi kết quả học tập và đánh giá hiệu quả đào tạo

Bất kỳ tổ chức nào thực hiện việc đào tạo nhân viên từ xa cũng cần biết được hiệu quả như thế nào và có tác động gì đến kết quả kinh doanh hay không. Tức là bạn bỏ 1 đồng cho đào tạo thì bạn thu về mấy đồng? 

Việc theo dõi kết quả học tập rất dễ dàng nếu tổ chức của bạn sử dụng hệ thống LMS, bởi các chỉ số đo lường đều đã có sẵn trên hệ thống như: tỷ lệ hoàn thành khóa học, số khóa học tham gia, số giờ học, chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên, tỷ lệ hoàn thành các bài kiểm tra, những nhân viên không tham gia học tập, hiệu suất làm việc của nhân viên sau đào tạo… 

Xem thêm: Cách đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp

Từ những chỉ số đó, bộ phận LnD sẽ ngồi lại với nhau để phân tích hiệu quả đào tạo, từ đó có các phương án cải thiện cũng như đề xuất các ý tưởng LnD để hoàn thiện chương trình đào tạo. 

Xem thêm: Làm việc từ xa: 4 yếu tố cần thiết để quản lý hiệu quả nhân sự

Dữ liệu mới nhất về trực tuyến và đào tạo từ xa có lẽ sẽ thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện chương trình này: 95% chuyên viên LnD của các doanh nghiệp nói rằng họ ngạc nhiên về thực tế thực hiện các chương trình đào tạo từ xa với 79% người trong số họ cho biết kết quả đào tạo trực tuyến tốt hơn so với những buổi đào tạo trực tiếp. Vậy với những hướng dẫn chi tiết và gợi ý về hệ thống LMS Gitiho for Leading Business trên đây, chắc hẳn bạn đã tự tin để áp dụng học tập từ xa vào tổ chức của mình.